Στο Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (ΥΔΜΗΔ) αναβαθμίσθηκε και επεκτάθηκε το σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Πάπυρος Millennium III, το οποίο λειτουργεί για πάνω από δέκα έτη στο συγκεκριμένο υπουργείο υποστηρίζοντας την ηλεκτρονική πρωτοκόλληση της αλληλογραφίας.  Με την νέα έκδοση στους χρήστες του υπουργείου παρέχεται  αναβαθμισμένο περιβάλλον για την ευκολότερη διεκπεραίωση και ψηφιακή διακίνηση εγγράφων με χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών.

Λαμβάνοντας υπόψη τους στόχους της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης αλλά και το νέο Προεδρικό Διάταγμα «Ψηφιοποίηση Εγγράφων & Ηλεκτρονικό Αρχείο» (ΦΕΚ 44Α 25/02/2014), με σκοπό να υιοθετηθεί η πολιτική για την πλήρη ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων στο Δημόσιο Τομέα, αλλά και υφίσταται το αναγκαίο νομικό πλαίσιο, σημειώνεται ότι το ΥΔΜΗΔ ήδη από αρχές Οκτωβρίου 2013 διακινεί και διαχειρίζεται τα έγγραφα του ηλεκτρονικά, με αποκλειστική χρήση του συστήματος διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος Millennium III.

Συγκεκριμένα, μέσω του συστήματος Πάπυρος υποστηρίζονται οι ακόλουθες διαδικασίες:

  • Ψηφιακή διακίνηση των εισερχομένων εγγράφων σε όλες τις υπηρεσιακές μονάδες του ΥΔΜΗΔ με δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης της πορείας ενός εγγράφου, τηρώντας τους απαραίτητους κανόνες ασφαλείας.
  • Σύνταξη και ηλεκτρονική διακίνηση σχεδίων εγγράφων με χρήση ψηφιακών υπογραφών με βάση τις διαδικασίες του υπ’ αρ. 21721-14/09/2012 Εσωτερικού Κανονισμού ηλεκτρονικής έκδοσης και διακίνησης εγγράφων του Υπουργείου. Το σχέδιο δύναται να δρομολογηθεί μέσα από το Σύστημα Διαχείρισης και Ροής Εγγράφων Πάπυρος σε όλη τη ιεραρχία και την πολιτική ηγεσία, δίνοντας τη δυνατότητα χρέωσης είτε σε οργανική μονάδα π.χ. Διεύθυνση, Γενική Διεύθυνση, Γραφείο κ. Γενικού Γραμματέα, κ. Υφυπουργού και κ. Υπουργού, είτε σε μεμονωμένους χρήστες.
  • Τήρηση εκδόσεων των διακινούμενων σχεδίων μέχρι τον τελικό υπογράφοντα, ηλεκτρονική δρομολόγηση προς το κεντρικό πρωτόκολλο ως εξερχόμενο έγγραφο, ενδεχόμενη αυτόματη ανάρτηση στη Διαύγεια και παραγωγή ακριβούς αντιγράφου.
  • Ηλεκτρονική διακίνηση λοιπών εσωτερικών εγγράφων (υπηρεσιακά σημειώματα, εσωτερικοί εγκύκλιοι, χορήγηση αδειών, κτλ.) στις διάφορες οργανικές μονάδες του Υπουργείου.
  • Ανασχεδιασμός πρότυπων διαδικασιών.

Με την παραγωγική χρήση κεντρικού ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων (paperless document management), βασισμένο στο λογισμικό Πάπυρος Millennium III, από όλους τους εμπλεκόμενους χρήστες, το Υπουργείο εξοικονομεί σημαντικούς πόρους (π.χ. μείωση κόστους αναλωσίμων εκτυπώσεων από την ελάττωση των αντιγράφων) μέσω της ψηφιοποίησης, αρχειοθέτησης και ψηφιακής διακίνησης των εγγράφων στις αρμόδιες διευθύνσεις και υπαλλήλους. Υποστηρίζει την άμεση ενημέρωση και εξυπηρέτηση πολιτών και συνεργαζομένων φορέων, μέσω της ψηφιακής αναζήτησης και ανάκλησης εγγράφων και σχετικών διαδικασιών, αλλά και της κατάστασης (status) διεκπεραίωσης του κάθε εισερχομένου εγγράφου.