Μodus ΑΕ

Please update your Flash Player to view content.
flag-grflag-en
Λύσεις Κλάδοι Εφαρμογής Ναυτιλιακές Εταιρείες

Ναυτιλιακές Εταιρείες

E-mail Εκτύπωση PDF

Εφαρμογές στον τομέα των Ναυτιλιακών Επιχειρήσεων

Το πρόβλημα

Οι ναυτιλιακές επιχειρήσεις βρίσκονται στην ανάγκη της καθημερινής διακίνησης τεράστιων όγκων πληροφορίας σε μορφή εγγράφων. Οι πληροφορίες αυτές είναι ανάγκη να αρχειοθετούνται στη σωστή θέση και να διανέμονται στους εργαζόμενους εκείνους που πρέπει να διεκπεραιώσουν τις αντίστοιχες ενέργειες. Το γεγονός ότι οι ναυτιλιακές εταιρείες διαθέτουν γραφεία πολλές φορές παγκόσμια και η ανάγκη να επικοινωνούν με ένα δίκτυο συνεργατών και πλοίων, δημιουργεί πρόσθετες ανάγκες για έγγραφη ηλεκτρονική επικοινωνία.

Οι μορφές επικοινωνίας ποικίλουν και διεκπεραιώνονται με την ανταλλαγή πληροφοριών πολλαπλών μορφών, όπως email, fax, συμβατικό ταχυδρομείο, κ.λπ.

Οι τεχνολογίες του συστήματος διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών Πάπυρος παρέχουν την υποδομή για ενοποίηση του επικοινωνιακού περιβάλλοντος και την ομοιόμορφη διαχείριση των πληροφοριών στο περιβάλλον μιας ναυτιλιακής επιχείρησης.

Η λύση Πάπυρος

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων στα πλαίσια μίας ναυτιλιακής επιχείρησης πρέπει να είναι σε θέση να εξυπηρετήσει τόσο τη διακίνηση εγγράφων και πληροφοριών με το εξωτερικό και το εσωτερικό περιβάλλον όσο και την ομοιόμορφη αρχειοθέτηση και αναζήτηση των ετερογενών πληροφοριών.

Ο Πάπυρος Millennium III είναι ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αρχειοθέτηση εγγράφων, διακίνηση και εν γένει διαχείρισή τους. Σημαντική δυνατότητα που σας προσφέρεται είναι ο μηχανισμός δρομολόγησης εγγράφων και παρακολούθησης της διεκπεραίωσής τους.

Η δομική ενότητα με το όνομα Πάπυρος@Web δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης στις λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων μέσω web browsers, σε χρήστες που συνδέονται είτε μέσω του intranet της επιχείρησης είτε από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου μέσω Internet.

Ιδιαίτερη έμφαση έχει δοθεί σε θέματα ασφάλειας στην πρόσβαση στα έγγραφα και το σύστημα Πάπυρος έχει θωρακίσει όλες τις λειτουργίες του με ένα ισχυρό σχήμα ασφάλειας. Παρέχονται μηχανισμοί ελέγχου της πρόσβασης των χρηστών στα αποθηκευμένα έγγραφα, ενώ όλες οι λειτουργίες του συστήματος προστατεύονται από αντίστοιχα δικαιώματα, τα οποία εκχωρούνται σε χρήστες και ομάδες.

Μέσα στις άλλες δυνατότητες του συστήματος θα συναντήσετε:

Φάκελοι πλοίων / Προσωπικού

Με τη χρήση του συστήματος Πάπυρος μπορείτε να τηρείτε πλήρη φάκελο όλων των εγγράφων των πλοίων, τα οποία αφορούν στη λειτουργία του.

Αναλυτικά:

  • Προσωπικό
  • Έγγραφα φορτώσεων
  • Συντηρήσεις
  • Ταξίδια
  • Προμηθευτές
  • Charters

Διαχείριση εισερχόμενης αλληλογραφίας

Έγγραφα τα οποία παραλαμβάνονται σε μορφή χαρτιού, ψηφιοποιούνται (μέσω scanners), αρχειοθετούνται και διανέμονται.

Τα έγγραφα σε μορφή email και fax, τα οποία εισέρχονται στην επιχείρηση αποθηκεύονται αυτόματα, αρχειοθετούνται ομαδοποιημένα σε θεματικές ενότητες και αποστέλλονται μέσω τοπικού δικτύου στους αποδέκτες τους.

Το σημαντικό όφελος στη λειτουργία της επιχείρησης είναι η διαχείριση και διακίνηση της αλληλογραφίας χωρίς την τήρησή της σε έντυπη μορφή, η τήρηση δομημένου ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και η εύχρηστη διαχείρισή του.

Έλεγχος ποιότητας

Με την υιοθέτηση του συστήματος Πάπυρος για τη διαχείριση της πιστοποίησης ποιότητας ISM, αλλάζει δραστικά ο τρόπος χειρισμού των διαδικασιών ποιότητας. Η επιχείρηση αποκτά μία βιβλιοθήκη διαδικασιών, οι οποίες προγραμματίζονται με τη βοήθεια των εργαλείων σχεδιασμού διαδικασιών του συστήματος Πάπυρος. Κάθε φορά που ξεκινά μία νέα διαδικασία ο αντίστοιχος χρήστης επιλέγει την κατάλληλη διαδικασία και αυτόματα αυτή δρομολογείται στους προδιαγεγραμμένους υπεύθυνους.

Όλα τα έγγραφα που συμμετέχουν σε μία διαδικασία τίθενται κάτω από τον έλεγχο του συστήματος διαχείρισης εγγράφων, ώστε να είναι απόλυτα ασφαλής η πρόσβαση στα έγγραφα καθ' αυτά, ενώ ταυτόχρονα να διατηρούνται οι εκδόσεις τους.

Νομικό Τμήμα

Με το σύστημα Πάπυρος υποστηρίζεται η διαχείριση όλων των παραγόμενων ή εισερχόμενων εγγράφων του νομικού τμήματος. Ενδεικτικά αναφέρονται οι παρακάτω φάκελοι:

  • Φάκελος συμβάσεων.
  • Φάκελος δικαστικών υποθέσεων.
  • Φάκελος Νομολογίας-Νομοθεσίας για τις υπηρεσίες της ναυτιλίας.

Οφέλη

Η εγκατάσταση του συστήματος Πάπυρος επιφέρει δραστικές βελτιώσεις στη λειτουργία της επιχείρησης και οδηγεί σε σημαντικές μειώσεις κόστους των διαδικασιών που σχετίζονται με διαχείριση εγγράφων, εξοικονόμηση χώρου και κόστους αποθήκευσης, ενώ βελτιώνει σημαντικά την παραγωγικότητα.

Είναι προφανής η εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου μέσω της χρήσης ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

Παράλληλα ελαχιστοποιείται ο χρόνος που απαιτείται για μεταφορά εγγράφων από γραφείο σε γραφείο, αφού αυτή πλέον γίνεται ηλεκτρονικά μέσω δικτύου.

Η αναζήτηση εγγράφων είναι πλέον μια απλή, εύχρηστη και ταχύτατη διαδικασία. Ο χρήστης δεν ενδιαφέρεται για το πού είναι αποθηκευμένο ένα έγγραφο, παρά μόνο για τα χαρακτηριστικά αρχειοθέτησής του.

Σχετικό φυλλάδιο: Εφαρμογές στον τομέα των Ναυτιλιακών Επιχειρήσεων 

Σχετικό φυλλάδιο: Διαχείριση Εγγράφων σε Ναυτιλιακές Επιχειρήσεις