Πολλή συζήτηση γίνεται τελευταία για το paperless office και για το πόσο είναι εφικτό να εφαρμοστεί. Για να δούμε όμως τι σημαίνει η έννοια αυτή και ποια είναι η κατάσταση σήμερα παγκοσμίως.

Paperless Office

Όπως καταλαβαίνουμε και από την κυριολεκτική ερμηνεία του όρου, πρόκειται για κάτι που δεν περιέχει χαρτί. Για ένα υπάλληλο, για παράδειγμα, που δεν πηγαίνει στο γραφείο του διευθυντή του για να του δώσει κάποιο έγγραφο, αλλά του το στέλνει με mail. Για τη γραμματέα, που θα πάρει έγκριση μέσω ψηφιακής υπογραφής σε ένα αρχείο pdf και όχι με τον παραδοσιακό τρόπο.

Είναι όμως πολλά περισσότερα από αυτό: είναι μια συνεχής διαδικασία η οποία σταδιακά μειώνει αποτελεσματικά τους όγκους χαρτιού που συσσωρεύονται στα γραφεία των εργαζομένων, έχοντας βέβαια τα αντίστοιχα οικονομικά αλλά και περιβαλλοντικά οφέλη. Είναι ένα «πράσινο κίνημα» που κυριολεκτικά μεταμορφώνει την εταιρεία ή το δημόσιο φορέα που το ακολουθεί.

Τέλος, είναι πολύ πιο εύκολο, πιο ευχάριστο και πολύ πιο γρήγορο από τις ισχύουσες διαδικασίες. Είναι πραγματικά το καίριο πλήγμα στη γραφειοκρατία. Και δεν υπερβάλουμε καθόλου με τη δήλωση αυτή.

Η κατάσταση σήμερα

Για να δούμε όμως τι συμβαίνει σήμερα στον κόσμο: στην πρόσφατη μελέτη της ΑΙΙΜ διαπιστώνουμε ότι το χαρτί δηλώνει δυναμικά την παρουσία του στα γραφεία των επιχειρήσεων και των δημόσιων φορέων. Μόνο το 17% εργάζεται σε paperless office ενώ υπάρχει και ένα 20% που παρατηρεί ότι η χρήση χαρτιού αυξάνεται! Τα πράγματα είναι λίγο πιο παρήγορα στα παραστατικά, όπου το 40% αποστέλλεται πλέον ηλεκτρονικά. Αυτό όμως που είναι εντυπωσιακό είναι το παρακάτω: σχεδόν το 60% (οκ, το 59%) πέτυχε Επιστροφή της Επένδυσης (Return of Investment, ROI) σε λιγότερο από 12 μήνες, με εφαρμογή λύσεων paperless office!

Είναι μια μεικτή εικόνα, θα λέγαμε, και αναρωτιέται κανείς το γιατί: γιατί δεν υιοθετείται περαιτέρω αυτή η λύση; Τι φταίει; Η μελέτη δίνει απάντηση και σε αυτό: ο ένοχος είναι η άγνοια. Όταν ρωτήθηκαν «γιατί πιστεύετε ότι υπάρχει ακόμα τόσο πολύ χαρτί στις επιχειρησιακές σας διαδικασίες;», οι πρώτες δυο απαντήσεις θα λέγαμε ότι ήταν οι διευθύνοντες και οι υπάλληλοι που αλληλοκατηγορούνταν («φταίει η διοίκηση που δεν το αποφασίζει» ή «φταίνε οι εργαζόμενοι που προτιμούν ακόμα το χαρτί»). Η τρίτη απάντηση όμως μας δίνει τον πραγματικό λόγο: «υπάρχει έλλειμα γνώσης όσον αφορά του τι μας προσφέρει το paperless».

Ποια είναι τα οφέλη λοιπόν των paper free διαδικασιών; Τι θα κερδίσει κανείς από τη χρήση του; Αξίζει ή όχι να το ακολουθήσει; Μείνετε συντονισμένοι στη σελίδα μας, θα συνεχίσουμε σε επόμενο άρθρο μας, πολύ σύντομα!