- Έντυπα έγγραφα τα οποία ψηφιοποιούνται με χρήση σαρωτή (scanner)
- Ηλεκτρονικά μηνύματα (emails)
- Ηλεκτρονικά έγγραφα μέσω Fax Server
- Λοιπά Ηλεκτρονικά έγγραφα (office, cad, κλπ)
Χρησιμοποιώντας για κάθε περίπτωση το κατάλληλο εξειδικευμένο υποσύστημα εξασφαλίζεται πλήρης και ολοκληρωμένη διαχείριση της διαθέσιμης πολυμορφικής πληροφορίας, προερχόμενης από πολλαπλές πηγές, που θα εντάσσεται σε καθημερινή βάση στο σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροών Εργασίας – Πάπυρος.
Έγγραφα σε έντυπη μορφήΤα έντυπα έγγραφα εισάγονται μέσω ψηφιοποίησης με χρήση σαρωτή (scanner).
Υποστηρίζονται όλοι οι σαρωτές που διαθέτουν twain ή isis drivers, έγχρωμοι, ασπρόμαυροι ή βαθμίδων του γκρι. Το περιβάλλον του υποσυστήματος ενσωματώνει ένα σύνολο από επιλογές και δυνατότητες για τον καθορισμό των παραμέτρων της σάρωσης:
- Ανάλυση σάρωσης
- Βάθος χρωμάτων
- Αντίθεση χρωμάτων (contrast)
- Φωτεινότητα (brightness)
- Μέγεθος σελίδας ( Α0, Α1, Α2, Α3, Α4, Α5)
- Σάρωση μονής ή διπλής όψης
- Επιλογή τμήματος σελίδας για σάρωση.
- Εμφάνιση δομής του εγγράφου, με δυνατότητα προσθαφαίρεσης σελίδων
- Φίλτρα Επεξεργασίας για τη βελτίωση της ποιότητας της εικόνας (deskew, αφαίρεση μαύρων στιγμάτων, κλπ)
- Σάρωση με δυνατότητα διαχωρισμού σελίδων για την μαζική εισαγωγή πολυσέλιδων εγγράφων
Σε συνδυασμό με την ενότητα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR), είναι δυνατή, σε ένα βήμα της επεξεργασίας, η μετατροπή των εγγράφων σε μορφή εικόνας σε κείμενο.
Εξαγωγή Δεδομένων από έντυπα (Data Capture)Το συγκεκριμένο υποσύστημα είναι ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον data και document capture, που επιταχύνει τις επιχειρησιακές διαδικασίες, μετατρέποντας έγγραφα και φόρμες σε ακριβή και χρήσιμα δεδομένα τα οποία μπορούν να αποσταλούν σε τρίτα συστήματα ή βάσεις δεδομένων για περαιτέρω επεξεργασία και αξιοποίηση. Το Πάπυρος- Data Capture μπορεί με ακρίβεια να εξάγει πληροφορία (data fields) από σαρωμένα ή από ηλεκτρονικά έγγραφα (π.χ. τύπου pdf) όπως text, barcodes, χειρόγραφους χαρακτήρες ή ακόμα και checkboxes χρησιμοποιώντας τεχνολογίες OCR, OMR, ICR και barcode recognition.
Ενδεικτικές εφαρμογές αυτόματης εξαγωγής δεδομένων με το Πάπυρος- Data Capture, είναι η εξαγωγή δεδομένων από έγγραφα για αυτόματη δεικτοδότηση και αρχειοθέτηση, η εξαγωγή δεδομένων από τυποποιημένες φόρμες ερωτηματολόγια για περαιτέρω επεξεργασία και εξαγωγή αποτελεσμάτων, καθώς και η αυτόματη εξαγωγή δεδομένων και διεκπεραίωση συνταγών, επιταγών και τιμολογίων.
Email και faxΓια την αυτοματοποίηση λήψης και αρχειοθέτησης εγγράφων μέσω fax και email servers το σύστημα Πάπυρος Millennium III προσφέρει μία ιδιαίτερη ενότητα, από την οποία ο χρήστης μπορεί να χειρίζεται την λήψη πληροφοριών των σχετικών αρχείων.
Η λειτουργική αυτή ενότητα προσφέρει πρόσβαση σε τρεις διαφορετικές λειτουργίες:
- Διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Διαχείριση fax.
- Αναφορές κίνησης του συστήματος.
Το σύστημα παρέχει ιδιαίτερο περιβάλλον για την εισαγωγή και αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων.
Η παρεχόμενη λειτουργικότητα είναι:
- Απευθείας εισαγωγή εγγράφων που έχουν ληφθεί μέσω του email server, χωρίς την παρέμβαση του χρήστη. Παρέχεται επίσης και η δυνατότητα της κατ' επιλογή του χρήστη εισαγωγής ορισμένων μηνυμάτων.
- Καθορισμός εισαγωγής message body μόνο, attachments μόνο ή/και του συνόλου του μηνύματος στην native μορφή του.
- Αυτόματη ενεργοποίηση διαδικασίας αρχειοθέτησης ληφθέντων μηνυμάτων
- Δυνατότητα τήρησης αντιγράφων των ηλεκτρονικών μηνυμάτων σε προκαθορισμένο φάκελο, παράλληλα με την αρχειοθέτησή τους στον Πάπυρο.
Το σύστημα σχεδιάστηκε έτσι ώστε ανά διαστήματα να ελέγχει τον προκαθορισμένο fax server για την άφιξη νέων εγγράφων. Ο χρήστης μπορεί να κάνει ένα σύνολο ρυθμίσεων για τον τρόπο με τον οποίο τα εισερχόμενα fax αντιμετωπίζονται από το Πάπυρος Millennium III. Αναλυτικά:
- Υποστηρίζει την απευθείας εισαγωγή εγγράφων που έχουν ληφθεί μέσω fax server, χωρίς την παρέμβαση του χρήστη. Υπάρχει όμως και η δυνατότητα της κατ' επιλογή του χρήστη εισαγωγής ορισμένων fax.
- Προβλέπονται ρυθμίσεις σε κάθε εγκατάσταση του τρόπου επικοινωνίας του Πάπυρου με την εφαρμογή λήψης fax (φάκελοι αρχειοθέτησης των νέων fax, τύποι αρχείων που εισάγονται, κ.ά.).
- Γίνεται αυτόματη αναγνώριση του format των αρχείων fax και εισαγωγή τους στον Πάπυρο για περαιτέρω διαχείριση.
- Αυτόματη ενεργοποίηση διαδικασίας αρχειοθέτησης ληφθέντων faxes
Τα υφιστάμενα ηλεκτρονικά αρχεία μπορούν να εισαχθούν στο σύστημα αρχειοθέτησης με πολλαπλούς τρόπους, διευκολύνοντας την σχετική διαδικασία. Πρακτικά, οποιοδήποτε αρχείο βρίσκεται αποθηκευμένο σε ένα υπολογιστικό σύστημα μπορεί να εισαχθεί στο σύστημα Πάπυρος. Οι υποστηριζόμενοι τρόποι εισαγωγής είναι:
Μέσω του περιβάλλοντος του υποσυστήματος «εισαγωγή εγγράφων», επιλέγεται το σχετικό αρχείο και εισάγεται στον Πάπυρο.Εισαγωγή μεμονωμένα ή μαζικά οντοτήτων πληροφοριών (μεμονωμένων αρχείων, πολλαπλών αρχείων ή/και ολόκληρων φακέλων), οποιασδήποτε μορφής από πηγές τήρησης & προβολής δεδομένων, οι οποίες πηγές υποστηρίζουν την λειτουργικότητα του drag & drop (π.χ. explorer, find lists, κλπ.).Μέσα από το περιβάλλον του MS Word, οποιοσδήποτε έγγραφο μπορεί αυτόματα να εισαχθεί στο σύστημα Πάπυρος, χρησιμοποιώντας κατάλληλη εργαλειοθήκη και σχετικές πρόσθετες λειτουργίες στο μενού της εφαρμογής.Παρόμοια μέσα από το περιβάλλον του MS Outlook, δυνατότητα εισαγωγής emails.Μέσα από λοιπά πρωτεύοντα περιβάλλοντα εισαγωγής & δημιουργίας εγγράφων τα οποία παρέχουν την δυνατότητα ολοκλήρωσης με το σύστημα Πάπυρος, με χρήση Java ή COM interface
