Για τον εντοπισμό και την ανάκτηση διαχειριζόμενων αντικειμένων πληροφοριών (έγγραφα, υποθέσεις), των δρομολογήσεών και ροών εργασιών τους, βάσει κριτηρίων που αφορούν σε επιμέρους χαρακτηριστικά, στο περιεχόμενο των εγγράφων και των σχετικών με αυτά δεδομένων, χρησιμοποιείται το περιβάλλον 'Αναζήτησης εγγράφων και ροών εργασίας'.
Τα εκάστοτε επιθυμητά κριτήρια αναζήτησης και εντοπισμού είναι δυνατό να είναι, είτε στοιχεία αρχειοθέτησης των εγγράφων, είτε στοιχεία ροών εργασίας, είτε ελεύθερο κείμενο για αναζήτηση στο περιεχόμενο των εγγράφων, είτε συνδυασμός στοιχείων αρχειοθέτησης και ελεύθερου κειμένου ώστε να διασφαλιστεί αυξημένη κάλυψη των εκάστοτε αναγκών ανάκτησης των εγγράφων.
Παρέχονται ένα σύνολο από δυνατότητες αναζήτησης και ανάκτησης των εγγράφων σε όλες τις δεξαμενές εγγράφων ή σε συγκεκριμένες αρχειοθήκες και φακέλους με τις πρακάτω ενδεικτικά και όχι περιοριστικά δυνατότητες αναζήτησης:
Αναζήτηση με βάση τα χαρακτηριστικά – στοιχεία αρχειοθέτησης
- Συμπλήρωση μεμονωμένων ή συνδυασμών πεδίων σε φόρμες αναζήτησης (λογική query by example)
- Χρήση οποιωνδήποτε όρων-λέξεων (keywords)
- Βάσει συγκεκριμένης τιμής και περιοχής τιμών των πεδίων χαρακτηρισμού (π.χ. εύρος ημερολογιακού διαστήματος)
- Χρήση μασκών με χαρακτήρες μπαλαντέρ (wildcards).
Αναζήτηση με βάση το περιεχόμενο του εγγράφου (content)
- Σύνταξη και υποβολή ερώτησης υπό μορφή ελευθέρου κειμένου (full text retrieval)
- Χρήση λογικών τελεστών (AND, OR, NOT)
Βάσει περιεχομένων θησαυρών και λεξικών όρων (πρότυπα ISO 2788 και ISO 5964).
- · Συνδυασμό των δύο παραπάνω μεθόδων:
Μικτές ερωτήσεις βάσει αλφαριθμητικών συνθηκών και όρων λέξεων των κειμένων.
Πέρα των παραπάνω υποστηρίζονται οι εξής δυνατότητες:
- Κάθε αναζήτηση, μπορεί να καταχωρηθεί ως πρότυπο (προκαθορισμένη ερώτηση - predefined query) με ένα χαρακτηριστικό όνομα, ώστε να ανακαλείται από το χρήστη και να μην απαιτείται η εκ νέου συμπλήρωση των πεδίων αναζήτησης. Στη δομή των φακέλων υποστηρίζονται εικονικοί φάκελοι στους οποίους μπορεί να συνδεθεί προκαθορισμένη ερώτηση, οπότε να παρουσιάζονται σε αυτούς λίστες εγγράφων ή δρομολογήσεων/ροών εργασίας που ισχύουν την δεδομένη στιγμή.
- Για την διευκόλυνση του χρήστη στην εμφάνιση των αποτελεσμάτων αναζήτησης, παρέχονται λειτουργίες δημιουργίας «προσχεδίων εμφάνισης / ταξινόμησης - report». Σε ένα προσχέδιο εμφάνισης / ταξινόμησης καταχωρείται η συνολική μορφοποίηση της λίστας των αποτελεσμάτων αναζήτησης.
- Τα αποτελέσματα αναζήτησης υπόκεινται στους περιορισμούς πρόσβασης που έχουν επιβληθεί από το σχήμα ασφάλειας που εφαρμόζεται.
- Τα αποτελέσματα των αναζητήσεων μπορούν να εξαχθούν ως αρχείο σε μορφή csv ή XML για στατιστική ανάλυση μέσω τρίτων εργαλείων.
- Μπορούν ταυτόχρονα να εκτελούνται περισσότερες της μιας αναζητήσεις, για την ίδια ή διαφορετική δομή αρχειοθέτησης.
