Το παρόν κείμενο εστιάζεται στα μεγάλα προβλήματα, τις δυσκολίες και τους κινδύνους που αντιμετωπίζουν καθημερινά οι φαρμακοβιομηχανίες κατά την διαχείριση τεράστιων όγκων εγγράφων τα οποία παράγονται τόσο στους κύκλους ζωής των φαρμακευτικών παρασκευασμάτων όσο και στην καθημερινή λειτουργία των υποστηρικτικών τμημάτων των εταιρειών. Παράλληλα παρουσιάζεται και ο τρόπος με τον οποίο τα προβλήματα αυτά αντιμετωπίζονται και εξαλείφονται με την χρήση ενός συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων & Ροής Εργασιών.

Οι δημόσιοι φορείς και υπηρεσίες σήμερα βρίσκονται στην ανάγκη της καθημερινής διακίνησης και παρακολούθησης τεράστιων όγκων πληροφορίας σε μορφή εγγράφων καθώς επίσης της ολοκλήρωσης των σχετικών με αυτά διαδικασιών. Οι πληροφορίες αυτές είναι ανάγκη να αρχειοθετούνται συστηματικά και με ασφάλεια και να διανέμονται στους εργαζόμενους εκείνους που πρέπει να διεκπεραιώσουν τις αντίστοιχες ενέργειες.Με δεδομένη την τρέχουσα κατάσταση από άποψη διαχείρισης εγγράφων, η οποία στα πλαίσια επιχειρήσεων και οργανισμών γίνεται ως επί το πλείστον σε μορφή χαρτιού, προκύπτει η ανάγκη υιοθέτησης εναλλακτικών μεθόδων διαχείρισης της έντυπης πληροφορίας και ηλεκτρονικής οργάνωσης της διεκπεραίωσης των σχετικών διαδικασιών.

Διευθύνσεις ή Τμήματα ενός Υπουργείου, Οργανισμού ή Επιχείρησης που ασχολούνται με τις προμήθειες, είναι αρμόδια για τη διαχείριση των διαγωνισμών και συμβάσεων που συνάπτουν με τρίτους φορείς.

Τα τμήματα αυτά είναι υπεύθυνα για την πραγματοποίηση όλων εκείνων των ενεργειών που σχετίζονται με τη δημιουργία, την εξέλιξη, την παρακολούθηση και τη διεκπεραίωση ενός διαγωνισμού αρχικά και μιας σύμβασης στη συνέχεια.

Λόγω της φύσεως της εργασίας, παράγεται καθημερινά ένας μεγάλος όγκος από έγγραφα τα οποία διαχειρίζεται κατάλληλα εκπαιδευμένο προσωπικό. Τόσο οι διαγωνισμοί, όσο και οι συμβάσεις εξελίσσονται σε φάσεις, που παρακολουθεί το προσωπικό, κατά τη διάρκεια των οποίων πραγματοποιούνται διάφορες σχετικές ενέργειες, από φορείς, που επηρεάζουν τη χρονική εξέλιξη των φάσεων αλλά και την τελική κατάληξη τους.

Φορείς οι οποίοι διαχειρίζονται έργα, καθημερινά βρίσκονται μπροστά σε ένα μεγάλο όγκο από πληροφορίες και έγγραφα κάθε τύπου, που παράγονται από όλους όσους εμπλέκονται με τα έργα.

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους τελευταίους και για την αποτελεσματική διαχείριση των έργων, πληροφορίες και έγγραφα να οργανώνονται και να ταξινομούνται με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι άμεσα διαθέσιμα στο σύνολο τους ή σε τμήμα τους.
Για την οργάνωση τέτοιων πληροφοριών και εγγράφων οι φορείς χρησιμοποιούν συνήθως δομή φακέλων σε αποθηκευτικά μέσα που διαθέτουν.