Διευθύνσεις ή Τμήματα ενός Υπουργείου, Οργανισμού ή Επιχείρησης που ασχολούνται με τις προμήθειες, είναι αρμόδια για τη διαχείριση των διαγωνισμών και συμβάσεων που συνάπτουν με τρίτους φορείς.
Τα τμήματα αυτά είναι υπεύθυνα για την πραγματοποίηση όλων εκείνων των ενεργειών που σχετίζονται με τη δημιουργία, την εξέλιξη, την παρακολούθηση και τη διεκπεραίωση ενός διαγωνισμού αρχικά και μιας σύμβασης στη συνέχεια.
Λόγω της φύσεως της εργασίας, παράγεται καθημερινά ένας μεγάλος όγκος από έγγραφα τα οποία διαχειρίζεται κατάλληλα εκπαιδευμένο προσωπικό. Τόσο οι διαγωνισμοί, όσο και οι συμβάσεις εξελίσσονται σε φάσεις, που παρακολουθεί το προσωπικό, κατά τη διάρκεια των οποίων πραγματοποιούνται διάφορες σχετικές ενέργειες, από φορείς, που επηρεάζουν τη χρονική εξέλιξη των φάσεων αλλά και την τελική κατάληξη τους.
Προβλήματα
Τα κυριότερα προβλήματα που αντιμετωπίζονται κατά τη διαδικασία διαχείρισης διαγωνισμών και συμβάσεων, είναι:
- Συνεχώς αυξανόμενος όγκος εγγράφων που διαχειρίζεται καθημερινά το προσωπικό.
- Δύσκολη παρακολούθηση της εξέλιξης των διαγωνισμών και των συμβάσεων.
- Χρονοβόρα αναζήτηση και ανάκτηση τόσο πληροφοριών όσο και εγγράφων.
- Απώλεια στοιχείων και εγγράφων λόγω του μεγάλου όγκου.
- Κακός συντονισμός εργασιών εμπλεκομένων αρμοδίων υπαλλήλων.
- Μεγάλος αριθμός προσωπικού που διαχειρίζεται διαγωνισμούς και συμβάσεις
Λύση
Η εξειδικευμένη εφαρμογή διαχείρισης διαγωνισμών και συμβάσεων (Procurement & Contract Management), με χρήση ενός συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών (Document & Workflow Management), προσφέρει ένα σύνολο από λειτουργίες, οι οποίες επιταχύνουν και διευκολύνουν την εργασία των χρηστών. Οι κυριότερες είναι:
- Δημιουργία ηλεκτρονικής δομής υπόθεσης Διαγωνισμού και Σύμβασης με ταυτόχρονη απόδοση σχετικών χαρακτηριστικών στοιχείων,
- Ψηφιακή αρχειοθέτηση των εγγράφων με χρήση εξειδικευμένων φορμών για τους διαγωνισμούς και τις συμβάσεις αντίστοιχα,
- Ενημέρωση της φάσης εξέλιξης διαγωνισμού κατά τη διάρκεια της οποίας πραγματοποιούνται διάφοροι έλεγχοι,
- Διασύνδεση πληροφοριακών στοιχείων διαγωνισμού ή σύμβασης με εισαχθέντα έγγραφα,
- Ενημέρωση χρηστών για στοιχεία που εκκρεμούν και κρίνονται απαραίτητα ή και καθοριστικά για την εξέλιξη μιας φάσης αξιολόγησης,
- Κοινή χρήση και παρακολούθηση εξέλιξης από ομάδες χρηστών,
- Αυτόματη παραγωγή σύμβασης από ολοκληρωμένο διαγωνισμό,
- Σύνδεση διαγωνισμών με παραγόμενες συμβάσεις,
- Έλεγχοι του συστήματος σε καταχωρημένα πληροφοριακά στοιχεία των διαγωνισμών ή συμβάσεων με βάση καθορισμένους λογικούς κανόνες (π.χ. ύπαρξη αποφάσεων Ελεγκτικού Συνεδρίου, ΕΣΡ),
- Προβολή της δομής υπόθεσης διαγωνισμού, σύμβασης η οποία περιλαμβάνει με οργανωμένο τρόπο το σύνολο των εισαχθέντων εγγράφων,
- Εύρεση διαγωνισμών, συμβάσεων αλλά και επιμέρους σημαντικών στοιχείων τους (π.χ. εγγυητικές επιστολές, πληρωμές, κλπ).
Πλεονεκτήματα
- Οργανωμένη τήρηση στοιχείων και εγγράφων διαγωνισμών και συμβάσεων.
- Παρακολούθηση εξέλιξης διαγωνισμών και συμβάσεων.
- Κοινή χρήση από ομάδες χρηστών.
- Παραγωγή ενημερωτικών καταστάσεων και σχετικών στατιστικών στοιχείων.
| < Προηγούμενο | Επόμενο > |
|---|
