Φορείς οι οποίοι διαχειρίζονται έργα, καθημερινά βρίσκονται μπροστά σε ένα μεγάλο όγκο από πληροφορίες και έγγραφα κάθε τύπου, που παράγονται από όλους όσους εμπλέκονται με τα έργα.
Είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους τελευταίους και για την αποτελεσματική διαχείριση των έργων, πληροφορίες και έγγραφα να οργανώνονται και να ταξινομούνται με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι άμεσα διαθέσιμα στο σύνολο τους ή σε τμήμα τους.
Για την οργάνωση τέτοιων πληροφοριών και εγγράφων οι φορείς χρησιμοποιούν συνήθως δομή φακέλων σε αποθηκευτικά μέσα που διαθέτουν.
Προβλήματα
Από το πλήθος των εγγράφων και των έργων που διαχειρίζεται ένας φορέας προκύπτουν διάφορα προβλήματα στην καθημερινότητα των ανθρώπων που είναι επιφορτισμένοι με την ευθύνη της διαχείρισης έργων αλλά και εκείνων που με τον ένα ή τον άλλο τρόπο εμπλέκονται σε αυτά. Συνοπτικά παρουσιάζονται παρακάτω:
- Απώλεια εγγράφων λόγω κακής ή εσφαλμένης αρχειοθέτησης, οργάνωσης και ταξινόμησης των εγγράφων.
- Διατήρηση διαφορετικών χώρων αποθήκευσης, τις περισσότερες φορές σε απομακρυσμένα και απομονωμένα σημεία μεταξύ τους.
- Δύσκολη και χρονοβόρα ανάκτηση των εγγράφων μέσα από το σύνολο της διαθέσιμης πληροφορίας.
- Περιορισμένες δυνατότητες αναζήτησης κυρίως με χρήση κριτηρίων επωνυμίας/τίτλου.
- Δυσχέρεια στη διαχείριση εξουσιοδοτήσεων πρόσβασης.
- Ελλιπής αρχειοθέτηση και οργάνωση σε επίπεδο πληροφοριών, έργων και εγγράφων.
- Αδυναμία απομακρυσμένης πρόσβασης των εμπλεκόμενων σε πληροφορίες έργων και σχετικά έγγραφα.
Προσέγγιση Λύσης
Η λύση βασίζεται σε δομές οργάνωσης πληροφοριών και εγγράφων που έχουν δημιουργηθεί, οι οποίες ονομάζονται υποθέσεις. Αυτές έχουν τη δυνατότητα να περιλαμβάνουν πολλά και διαφορετικά ηλεκτρονικά έγγραφα και άλλα αντικείμενα, οργανωμένα σε μια πρότυπη δομή φακέλων ενώ παράλληλα διαθέτουν φόρμα για αποθήκευση πληροφοριών.
Η υποστήριξη των δομών αυτών βασίζεται σε ένα σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών.
Η δομή οργάνωσης διαχείρισης των έργων βασίζεται σε δύο επίπεδα αυτό του Πελάτη – Φορέα – Τελικού Δικαιούχου του έργου και στο καθεαυτό έργο. Κάθε μια από τις δύο δομές περιλαμβάνει κατάλληλα σχεδιασμένη φόρμα για την καταχώριση από τους χρήστες σχετικών στοιχείων που τις χαρακτηρίζουν (π.χ. Επωνυμία Φορέα, Τίτλος έργου, Έναρξη έργου, Κατάσταση έργου, κλπ).
Η Υπόθεση Έργου περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα και γενικότερα αρχεία που αφορούν το έργο σε όλα τα στάδια εξέλιξης του, ενώ η Υπόθεση Φορέα περιλαμβάνει όλες τις υποθέσεις έργου που έχουν δημιουργηθεί για το Φορέα.
Με αυτό τον τρόπο διαμορφώνεται μια σαφής, αποτελεσματική και άμεση οργάνωση πληροφοριών και εγγράφων έργων.
Μέσω λοιπόν της κατάλληλης παραμετροποίησης του συστήματος διαχείρισης εγγράφων, δίδεται ένα λειτουργικό πλαίσιο σε κάθε χειριστή να διαχειριστεί όλες τις κατηγορίες εγγράφων που αφορούν τα έργα, προσφέροντάς του ένα πλήθος δυνατοτήτων, όπως για παράδειγμα:
- Δημιουργία Υποθέσεων Φορέα και Έργου με καθορισμένη πρότυπη οργάνωση περιεχομένων. Με χρήση φόρμας αρχειοθέτησης, που διαθέτουν οι υποθέσεις, καταχωρούνται σχετικά στοιχεία τους (π.χ. Επωνυμία Φορέα, Τίτλος έργου, Ημ/νία έναρξης έργου, συμμετέχοντες, Τύπος και Κατάσταση έργου, κλπ).
- Καθορισμός χαρακτηριστικών στοιχείων υποθέσεων με χρήση κατάλληλης φόρμας τεκμηρίωσης.
- Αυτόματη σύνδεση Υπόθεσης Έργου με Υπόθεση Φορέα-Τελικού Διακιούχου.
- Ψηφιοποιημένη τήρηση και πρόσβαση σε όλα τα σχετικά με το κάθε έργο έγγραφα και πληροφορίες.
- Καθορισμός χαρακτηριστικών των εγγράφων με χρήση φορμών αρχειοθέτησης και αυτόματη μεταφορά τους σε αντίστοιχη Υπόθεση Έργου.
- Οι υποθέσεις έργων και τα έγγραφα, διακινούνται ηλεκτρονικά σε όλο το εμπλεκόμενο προσωπικό που διαχειρίζεται τα έργα.
- Σωστή παρακολούθηση των χρονικών οροσήμων (deadlines) που υφίστανται στα έργα.
- Σωστή και ασφαλής πρόσβαση των μελών μίας ομάδας εργασίας υλοποίησης ενός έργου, ταυτόχρονα σε όλα τα αναγκαία σε αυτούς έγγραφα και πληροφορίες.
| < Προηγούμενο | Επόμενο > |
|---|
