Τα οργανωμένα νομικά γραφεία / τμήματα απαρτίζονται από ομάδες δικηγόρων οι οποίοι χειρίζονται πολλαπλές υποθέσεις ποικίλης θεματολογίας.
Λόγω της φύσης των νομικών υποθέσεων παράγεται μεγάλη ποσότητα εγγράφων και πληροφοριών στις οποίες πρέπει να έχουν άμεση πρόσβαση οι δικηγόροι. Τα έγγραφα μιας υπόθεσης μπορεί να είναι διαφόρων τύπων, όπως, ηλεκτρονικά έγγραφα, έντυπα από φορείς, νομοθεσία, φωτογραφίες, κλπ.
Για το χειρισμό μιας υπόθεσης εργάζονται από κοινού μία ομάδα ανθρώπων, πράγμα το οποίο σημαίνει ότι μεγάλος αριθμός εγγράφων και στοιχείων διακινείται και γενικότερα διαμοιράζεται.
Προβλήματα
Ο χειρισμός των υποθέσεων, όπως γίνεται σήμερα, εμφανίζει ένα σύνολο από προβλήματα τα οποία συνοψίζονται παρακάτω:
- Συνεχώς αυξανόμενος όγκος εγγράφων,
- Διατήρηση πολλών φυσικών αποθηκευτικών χώρων,
- Δύσκολη αρχειοθέτηση και αναζήτηση των στοιχείων και των εγγράφων,
- Δυσκολία διάθεσης των εγγράφων αλλά και των στοιχείων των υποθέσεων στους χειριστές δικηγόρους, όταν απαρτίζουν ομάδες εργασίας,
- Οργάνωση και συνδυασμός του συνόλου των εγγράφων και των στοιχείων μιας υπόθεσης,
- Χρονοβόρα και δύσκολη παρακολούθηση της εξέλιξης μιας υπόθεσης,
- Δυσκολία στην τήρηση των χρονικών ορίων διεκπεραίωσης.
Περιγραφή Λύσης
Τα συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών αποτελούν την πλέον ενδεδειγμένη ολοκληρωμένη λύση για τη διαχείριση Νομικών Υποθέσεων.Τα κυριότερα σημεία σε εφαρμογή ενός τέτοιου συστήματος ενδεικτικά είναι:
- Καταχώριση στοιχείων για υποθέσεις και πρόσωπα που σχετίζονται με μια υπόθεση.
- Διασύνδεση πληροφοριακών στοιχείων συστήματος (υποθέσεων, προσώπων κ.λπ.) με εισαχθέντα έγγραφα.
- Αναθέσεις εργασίας σε άλλους χειριστές.
- Ενημέρωση χειριστών για εκκρεμείς ενέργειες και την εξέλιξη των υποθέσεων.
- Ευέλικτη και συνδυαστική αναζήτηση εγγράφων βάση περιεχομένου.
- Παραγωγή νέων εγγράφων από καταχωρημένα πρότυπα ή και άλλα έγγραφα που χρησιμοποιούνται ως οδηγοί.
- Δημιουργία βάσης δεδομένων γνώσης με συγγράμματα, άρθρα, μελέτες κ.λπ. για έρευνα και άμεση αναφορά κατά την προετοιμασία των υποθέσεων.
Πλεονεκτήματα
Με χρήση ενός συστήματος διαχείρισης νομικών υποθέσεων, βασισμένο σε τεχνολογίες ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και διαδικασιών:
- Οι χειριστές με μεγάλη ευκολία μπορούν να τηρούν οργανωμένα πληροφορίες και έγγραφα που αφορούν υποθέσεις του γραφείου χωρίς χρονοβόρες διαδικασίες.
- Τα έγγραφα και τα στοιχεία είναι ανά πάσα στιγμή διαθέσιμα ταυτόχρονα σε όλους τους χειριστές των υποθέσεων.
- Διευκολύνεται η ομαδική εργασία ενώ παράλληλα υπάρχει καταγεγραμμένο το ιστορικό των ενεργειών που εκτελέστηκαν για μια υπόθεση.
- Ενημερώνονται οι χειριστές από το σύστημα για εκκρεμείς ενέργειες και την εξέλιξη των υποθέσεων.
- Παρέχεται η δυνατότητα τήρησης ηλεκτρονικής βιβλιοθήκης τίτλων, άρθρων, μελετών κλπ για έρευνα και άμεση αναφορά κατά την προετοιμασία των υποθέσεων.
Διευκολύνεται εν γένει το νομικό έργο και παρέχεται πλήρη εποπτεία και διαχείριση των ενεργών και μη Νομικών Υποθέσεων.
| < Προηγούμενο | Επόμενο > |
|---|
