Στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον διαμορφώνονται ιδιαίτερες ανάγκες για τη διαχείριση επιχειρησιακών εγγράφων.
Οι ανάγκες αυτές αυξάνονται ανάλογα με τα επιχειρηματικά πλάνα και τις σχέσεις συνεργασίας και αλληλεξάρτησης που διαμορφώνονται (Όμιλοι εταιρειών, Κοινοπραξίες, Θυγατρικές εταιρείες, κλπ).
Γίνεται άμεσα αντιληπτό ότι κατά τη λειτουργία τέτοιων επιχειρηματικών σχημάτων παράγεται πληθώρα εγγράφων, τα οποία πρέπει να είναι οργανωμένα και άμεσα διαθέσιμα σε πρώτη ζήτηση για να λαμβάνονται άμεσα αποφάσεις.
Τα επιχειρησιακά έγγραφα ως έννοια περιγράφουν ποικιλία υλικού, από έντυπα (Αλληλογραφία, Φαξ, Χειρόγραφα, Εκθέσεις, κλπ) και ηλεκτρονικής μορφής αρχεία (έγγραφα Word, Excel, φωτογραφίες, αρχεία ήχου, κλπ).
Προβλήματα
Η ορθή και αποτελεσματική διαχείριση μεγάλου πλήθους επιχειρησιακών εγγράφων που παράγονται σε πολύπλοκα σχήματα (ομίλους, θυγατρικές εταιρείες) αποτελεί ένα μεγάλο στοίχημα για το σύγχρονο και παγκοσμιοποιημένο κόσμο των επιχειρήσεων.
Τα προβλήματα που ανακύπτουν, στην καθημερινή διαχείριση των εγγράφων, συνοψίζονται :
- Συνεχώς αυξανόμενο πλήθος εγγράφων από πολυδιάστατα επιχειρηματικά σχήματα.
- Διατήρηση πολλών και διαφορετικών φυσικών αποθηκευτικών χώρων με συνέπειες στο χρόνο και στο κόστος λειτουργίας.
- Φθορά ή απώλεια κρίσιμων εγγράφων.
- Δυσχερείς και χρονοβόρα οργάνωση, ταξινόμηση και αρχειοθέτηση των εγγράφων.
- Περιορισμένες δυνατότητες αναζήτησης και ανάκτησης των εγγράφων.
- Δύσκολη πρόσβαση των στελεχών στο σύνολο των εγγράφων ιδίως για τα πολυδιάστατα σχήματα (όμιλοι-θυγατρικές).
- Αδυναμία απομακρυσμένης πρόσβασης των στελεχών στα έγγραφα.
Προσέγγιση Λύσης
Με χρήση ενός συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών, υποστήριξη της διαχείρισης και οργάνωσης όλων των επιχειρησιακών εγγράφων (Company Secretary) που παράγονται στα πλαίσια λειτουργίας ενός ομίλου με θυγατρικές εταιρείες.
Το σύστημα, θα αναλαμβάνει να διαχειριστεί όλες τις κατηγορίες των εγγράφων, από έγγραφα μετοχικής σύνθεσης, διάφορα πιστοποιητικά, έγγραφα διοικητικού συμβουλίου, φορολογικά έγγραφα, μέχρι έγγραφα συμφωνιών και συμβολαίων.
Τα κυριότερα χαρακτηριστικά της υλοποίησης περιλαμβάνουν:
- Εισαγωγή, με διαδικασία ψηφιοποίησης, όλων των εντύπων που καταφθάνουν από άλλους φορείς (π.χ. πιστοποιητικά λειτουργίας).
- Διαχείριση δομών οργάνωσης και ταξινόμησης με βάση το επιχειρηματικό σχήμα (σχέσης μεταξύ των ομίλων και των θυγατρικών εταιρειών τους).
- Πρότυπη δομή φακέλων στους οποίους τελικά τοποθετούνται και οργανώνονται τα έγγραφα. Οι φάκελοι αποτελούν ουσιαστικά μεγάλες ενότητες εγγράφων (Sections) (π.χ. Συμβόλαια, Πιστοποιητικά).
Αποτελέσματα Χρήσης
Η χρήση του συστήματος έχει απτά αποτελέσματα που αντικατοπτρίζονται άμεσα στην καθημερινή λειτουργία των επιχειρήσεων, προσφέροντας πλεονεκτήματα όπως:
- Αποθήκευση και ασφάλεια εγγράφων και δεδομένων με σύγχρονες τεχνολογίες και πρακτικές που διασφαλίζουν την ακεραιότητα και τη διαθεσιμότητα τους.
- Αποτελεσματική και ενιαία διαχείριση δομών οργάνωσης (ταξινόμηση εγγράφων) ανά όμιλο και εταιρεία.
- Ταχύτατη αναζήτηση σε μεγάλο πλήθος επιχειρησιακών εγγράφων.
- Εύκολη και άμεση πρόσβαση και ανάκτηση εγγράφων από τοπικά και απομακρυσμένα σημεία.
- Ισχυρό πλαίσιο ασφαλείας που διασφαλίζει την πρόσβαση στα επιχειρησιακά έγγραφα σε εξουσιοδοτημένους χρήστες.
- Ευέλικτοι μηχανισμοί αναζήτησης των αποθηκευμένων πληροφοριών προσφέρουν πρόσβαση με ταχύτητα και ασφάλεια σε όλα τα έγγραφα.
| < Προηγούμενο | Επόμενο > |
|---|
