Η οργάνωση και συντήρηση ενός ιστορικού αρχείου στοχεύει στη συστηματική παρακολούθηση ιστορικών γεγονότων. Τα αρχεία αυτά αποτελούν τους κυριότερους χώρους μελέτης και έρευνας ιστορικών, δημοσιογράφων, μαθητών και φίλων της ιστορίας.
Το υλικό τους περιλαμβάνει κάθε μορφής έγγραφα, εν γένει έντυπα (χειρόγραφα, άρθρα εφημερίδων και περιοδικών, βιβλία, κλπ) καθώς και οπτικοακουστικό υλικό (φωτογραφίες, ηχητικά ντοκουμέντα, βίντεο).
Προβλήματα
Η διαχείριση της πολυμορφίας και του όγκου των αρχείων, αλλά, και η εξυπηρέτηση των ερευνητών συναντά προβλήματα όπως:
- Μεγάλος και δύσχρηστος όγκος αρχείου,
- Διατήρηση πολλών και διαφορετικών φυσικών αποθηκευτικών χώρων,
- Φθορά υλικού από το χρόνο, τις εγκαταστάσεις αποθήκευσης και τη χρήση,
- Δύσκολη και χρονοβόρα η ταξινόμηση, αρχειοθέτηση και αναζήτηση του υλικού,
- Περιορισμένη και δύσκολη πρόσβαση των ερευνητών,
- Αποκλεισμός μέρους του υλικού από το ευρύ κοινό.
Λύση
Ένα σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Περιεχομένου, προσφέρει μία συνολική λύση στη διαχείριση του υλικού των ιστορικών αρχείων.
Τα βασικότερα χαρακτηριστικά και δεδομένα εφαρμογής ενός συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων και Περιεχομένου σε Ιστορικό Αρχείο είναι:
- Εισαγωγή, με διαδικασία ψηφιοποίησης του υλικού που διαθέτουν τα ιστορικά αρχεία,
- Κατάλληλες και επιστημονικά ορθές δομές αρχειοθέτησης για τον χαρακτηρισμό του υλικού. Στις φόρμες αυτές τεκμηρίωσης των ιστορικών αρχείων, γίνεται χρήση ιεραρχικών θεματολογίων, λέξεων κλειδιών και θησαυρών,
- Ενιαίος τρόπος χαρακτηρισμού του υλικού για αποφυγή «πρωτοβουλίας» χαρακτηρισμού που δεν ανταποκρίνεται σε αυτό,
- Ταχύτατη αναζήτηση στο υλικό του αρχείου μέσα σε δευτερόλεπτα με κατάλληλα σχεδιασμένες δομές που υποστηρίζουν σύνθετες αναζητήσεις με συνδυασμό πληροφορίας και κριτηρίων,
- Διάθεση όλου ή μέρους του υλικού, με προϋποθέσεις στο Internet,
- Εύκολη πρόσβαση ερευνητών, μαθητών και επισκεπτών τόσο από το χώρο των αρχείων όσο και από το internet,
- Πλαίσιο ασφαλείας και πρόσβασης με βάση χρήστες, ομάδες αλλά και διαβάθμιση υλικού,
- Διατήρηση και φύλαξη του υλικού σε σύγχρονα μέσα αποθήκευσης,
Η παραγωγή αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου είναι εύκολη και οικονομική. - Η φύλαξη του υλικού γίνεται σε σύγχρονα μέσα αποθήκευσης με αποτέλεσμα το πρωτογενές υλικό του αρχείου να μην υπόκειται σε φυσική φθορά αφού χρησιμοποιείται το αντίστοιχο ηλεκτρονικό.
| < Προηγούμενο | Επόμενο > |
|---|
