Πολλές υπηρεσίες, επιχειρήσεις και οργανισμοί διαθέτουν προσωπικό για την αποδελτίωση αποκομμάτων του τύπου, για θέματα που αφορούν το αντικείμενο εργασίας τους.
Αποδελτίωση είναι η διαδικασία απομόνωσης άρθρων και κατάταξή τους σε θεματικές ενότητες.
Τα αποκόμματα προέρχονται από εφημερίδες και περιοδικά του ελληνικού και διεθνούς τύπου και όταν ολοκληρώνεται η διαδικασία της αποδελτίωσης, αυτά διακινούνται στους άμεσα ενδιαφερόμενους αποδέκτες.
Προβλήματα
Η διαδικασία αποδελτίωσης εμφανίζει προβλήματα τα οποία συνοψίζονται στα παρακάτω:
- Χρονοβόρα αποδελτίωση αποκομμάτων (φωτοτυπίες, αποκοπή των άρθρων, δημιουργία κολάζ, ένταξη σε φακέλους).
- Δύσκολη οργάνωση και αρχειοθέτηση των αποκομμάτων λόγου του μεγάλου αριθμού και των διαφορετικών πηγών προέλευσης τους.
- Διατήρηση μεγάλων αποθηκευτικών χώρων για τη φύλαξη του αρχείου.
- Φθορά του χαρτιού το οποίο είναι σχεδιασμένο για προσωρινή χρήση και όχι για μακροχρόνια φύλαξη
- Αδύνατη η εύρεση αποκομμάτων βάση θεματικών ενοτήτων, λέξεων κλειδιών, ή άλλων χαρακτηριστικών στοιχείων.
- Χρονοβόρα και δαπανηρή διακίνηση των αποκομμάτων προς τους ενδιαφερόμενους.
- Αναποτελεσματική διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων των αποκομμάτων.
- Ιδιομορφία γραφής και απεικόνισης των αποκομμάτων εφημερίδων, περιοδικών.
- Διατήρηση μεγάλου αριθμού προσωπικού για τη διαδικασία αποδελτίωσης.
Λύση
Ένα σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Περιεχομένου, προσφέρει μία συνολική στο πρόβλημα της αποδελτίωσης και διαχείρισης αποκομμάτων, παρέχοντας όλους τους απαραίτητους μηχανισμούς για:
- Μετατροπή εγγράφων σε ψηφιακή μορφή.
- Καταχώρισή τους σε σύγχρονα αποθηκευτικά μέσα. Διασφάλιση από φυσική φθορά, αφού χρησιμοποιούνται μόνο τα αντίστοιχα ηλεκτρονικά.
- Διασφάλισή τους από πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων χρηστών.
- Διάθεση των δελτίων του αρχείου σε χρήστες που έχουν πρόσβαση στο Internet.
- Ευέλικτη αναζήτηση των δελτίων, προσφέροντας ταχύτητα και ακρίβεια.
| < Προηγούμενο | Επόμενο > |
|---|
