Μodus ΑΕ

Η σωστή διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας είναι ένας νευραλγικός τομέας για κάθε επιχείρηση ή οργανισμό. Η διαχείριση πραγματοποιείται με χρήση πρωτοκόλλου στο οποίο καταγράφονται στοιχεία των εγγράφων και αποδίδεται μοναδικός αριθμός αναφοράς. Είναι γεγονός ότι το πρωτόκολλο έχει αποδειχθεί –και το έχουν αποδεχθεί όλοι- ότι είναι ο μόνος τρόπος εξασφάλισης των συναλλασσόμενων για την κατάθεση εγγράφων και για τους υπαλλήλους το μέσο παρακολούθησης και διεκπεραίωσης υποθέσεων.

Προβλήματα

• Η κλασική χειρογραφική διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας δημιουργεί προβλήματα, τα οποία συνοψίζονται παρακάτω:
• Η φυσική διακίνηση των εγγράφων μεταξύ του προσωπικού είναι διαδικασία χρονοβόρα.
• Έγγραφα διπλό-καταχωρούνται –και διπλό-πρωτοκολλούνται- διότι φτάνουν με διαφορετικούς τρόπους (π.χ., Fax ή email και αλληλογραφία).
• Η ταυτόχρονη διανομή ενός εγγράφου σε περισσότερους από έναν υπαλλήλους προϋποθέτει τη δημιουργία μεγάλου αριθμού φυσικών αντιγράφων (φωτοαντίγραφα).
• Η αρχειοθέτηση των εγγράφων πρωτοκόλλου απαιτεί σημαντικό φυσικό χώρο αποθήκευσης και σχετικά αργές διαδικασίες αναζήτησης και ανάκλησης τους από το φυσικό αρχείο.
• Απώλεια εγγράφων λόγο του χειρισμού μεγάλου όγκου αλληλογραφίας και διακίνησης μεταξύ πολλαπλών εργαζομένων.
• Απασχόληση σημαντικού αριθμού προσωπικού για τη διαχείριση του πρωτοκόλλου.
• Αναποτελεσματική ανάκτηση εγγράφων λόγω των μεθόδων αρχειοθέτησης και αποθήκευσης που ακολουθούνται.
• Εξαιρετικά δυσχερής παρακολούθηση των χρονοδιαγραμμάτων διεκπεραίωσης των σχετικών με τα έγγραφα ενεργειών.
• Η διακίνηση εγγράφων και υποθέσεων από υπάλληλο σε υπάλληλο γίνεται μέσω υπηρεσιακών σημειωμάτων και βιβλίων διακίνησης τα οποία διογκώνουν ακόμη περισσότερο το γραφειοκρατικό μέρος της διεκπεραίωσης των εγγράφων και υποθέσεων.
• Το εργασιακό περιβάλλον υποβαθμίζεται σημαντικά, λόγω του μεγάλου αριθμού εγγράφων και φακέλων που διακινούνται από γραφείο σε γραφείο.

Προσέγγιση Λύσης

Τα συστήματα Διαχειρισης Εγγραφων και Ροης Εργασιων (Document & Workflow Management Systems) αποτελούν την πλέον κατάλληλη λύση στην μηχανογραφική αντιμετώπιση της διαχείρισης των εγγράφων πρωτοκόλλου (Ηλεκτρονικο Πρωτοκολλο).

Επιτυγχάνεται αυτοματοποίηση της διαχείρισης των εξερχόμενων και εισερχομένων εγγράφων, άμεση παρακολούθηση και εύκολη ανάκλησή τους μέσω του σχήματος αρχειοθέτησης που σχετικά προσαρμόζεται και χρησιμοποιείται.

Ενδεικτική λειτουργικότητα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων πρωτοκόλλου:

• Δυνατότητα εισαγωγής εγγράφων από σαρωτή, ώστε να ψηφιοποιείται η αλληλογραφία και να χρησιμοποιείται πλέον το ψηφιακό αντίγραφο.
• Δυνατότητα εισαγωγής εγγράφων από το email box του χρήστη και από fax server, ώστε να μην απαιτείται η ψηφιοποίηση αλληλογραφίας που παραλαμβάνεται σε ηλεκτρονική μορφή.
• Κατάλληλη φόρμα αρχειοθέτησης της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας με αυτοματισμούς που καθοδηγούν το χρήστη στην εύκολη και σωστή συμπλήρωση των δεδομένων. Παράδειγμα τηρούμενων στοιχείων:
  • Τύπος εγγράφου (εισερχόμενο, εξερχόμενο, ταυτάριθμο).
  • Το έτος, την ημερομηνία και τον αριθμό πρωτοκόλλου που δίνει αυτόματα το σύστημα.
  • Τον αποστολέα του εγγράφου.
  • Τον αριθμό και την ημερομηνία πρωτοκόλλου του αποστολέα όταν πρόκειται για άλλες υπηρεσίες και οργανισμούς.
  • Το θέμα του εισερχόμενου εγγράφου για τα εισερχόμενα, του εξερχόμενου για τα εξερχόμενα ή και τα δύο για ταυτάριθμα έγγραφα.
  • Τους αποδέκτες και τις κοινοποιήσεις των εξερχόμενων εγγράφων.
  • Λέξεις κλειδιά για χαρακτηρισμό και ομαδοποίηση εγγράφων.
  • Το είδος και την κατηγορία του εγγράφου.
  • Το φάκελο φυσικής αρχειοθέτησης όπου βρίσκεται ή θα τοποθετηθεί.
  • Την αρμόδια υπηρεσία που παραλαμβάνει.
  • Τον αρμόδιο υπάλληλο χειρισμού.
  • Το στάδιο και την ημερομηνία διεκπεραίωσης του εγγράφου.
  • Συσχέτιση με πρωτοκολλημένα έγγραφα., κλπ.
• Εκτύπωση αποδεικτικού κατάθεσης εγγράφου.
• Ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων με διαδικασία δρομολόγησης – χρέωσης στους αρμόδιους χειριστές.
• Αναζήτηση με διάφορους συνδυασμούς κριτηρίων που επιλέγει ο χρήστης.
• Διαχείριση εκδόσεων όταν επέρχονται αλλαγές στο περιεχόμενο των εγγράφων.
• Δυνατότητα τήρησης Απομακρυσμένων Πρωτοκόλλων.
• Πολλοί φορείς που διαθέτουν απομακρυσμένα παραρτήματα και επιθυμούν να έχουν γενική εποπτεία της αλληλογραφίας, με χρήση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, μπορούν να το πραγματοποιήσουν με εναλλακτικούς τρόπους. Για παράδειγμα:
  • Τα παραρτήματα και η κεντρική υπηρεσία χρησιμοποιούν αυτόνομες τοπικές εγκαταστάσεις που τους επιτρέπουν να διαχειρίζονται την αλληλογραφία τους με χρήση πρωτοκόλλου. Προγραμματισμένα, συνήθως στο τέλος της ημέρας, οι servers των τοπικών εγκαταστάσεων αποστέλλουν και παραλαμβάνουν χρεωμένα έγγραφα μεταξύ των παραρτημάτων και της κεντρικής υπηρεσίας.
  • Χρήση ενός πρωτοκόλλου για την κεντρική υπηρεσία και για όλα τα παραρτήματά της. Σε αυτή την περίπτωση, όλα τα παραρτήματα είναι συνδεδεμένα σε πραγματικό χρόνο (on line) σε κεντρικό server. Τα παραρτήματα χρησιμοποιούν το ίδιο πρωτόκολλο και με τον ίδιο τρόπο όπως η κεντρική υπηρεσία.

Πλεονεκτήματα

Ενδεικτικά τα οφέλη από την εφαρμογή ενός συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών, για την διαχείριση των εγγράφων πρωτοκόλλου, είναι:

• Άμεση πρόσβαση στα επιχειρησιακά έγγραφα είτε μέσα από το δίκτυο της επιχείρησης είτε μέσω Internet (Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση Εγγράφων).
• Ενοποίηση των "νησίδων" της επιχειρησιακής πληροφορίας σε μία ενιαία αποθήκη "επιχειρησιακής γνώσης".
• Εύκολη και ασφαλής αποθήκευση και διαχείριση κρίσιμης πληροφορίας.
• Η λήψη των αποφάσεων μπορεί να βασισθεί στις πιο πρόσφατες και έγκυρες πληροφορίες, μέσω μηχανισμών αναζήτησης των αποθηκευμένων πληροφοριών.
• Συντονισμός των επιχειρησιακών διαδικασιών και ευκολότερη τήρηση προθεσμιών.
• Βελτίωση του εργασιακού περιβάλλοντος μέσω του περιορισμού της διακίνησης χαρτιού.