Μodus ΑΕ

Οι δημόσιοι φορείς και υπηρεσίες σήμερα βρίσκονται στην ανάγκη της καθημερινής διακίνησης και παρακολούθησης τεράστιων όγκων πληροφορίας σε μορφή εγγράφων καθώς επίσης της ολοκλήρωσης των σχετικών με αυτά διαδικασιών. Οι πληροφορίες αυτές είναι ανάγκη να αρχειοθετούνται συστηματικά και με ασφάλεια και να διανέμονται στους εργαζόμενους εκείνους που πρέπει να διεκπεραιώσουν τις αντίστοιχες ενέργειες.Με δεδομένη την τρέχουσα κατάσταση από άποψη διαχείρισης εγγράφων, η οποία στα πλαίσια επιχειρήσεων και οργανισμών γίνεται ως επί το πλείστον σε μορφή χαρτιού, προκύπτει η ανάγκη υιοθέτησης εναλλακτικών μεθόδων διαχείρισης της έντυπης πληροφορίας και ηλεκτρονικής οργάνωσης της διεκπεραίωσης των σχετικών διαδικασιών.

Τεχνολογίες διαχείρισης εγγράφων και διευθέτησης ροής εργασιών

Στη βάση των ζητημάτων που περιγράφηκαν παραπάνω, λύση αποτελεί η χρήση των σύγχρονων συστημάτων διαχείρισης εγγράφων και διαδικασιών. Η χρήση της συγκεκριμένης τεχνολογίας καταρχήν προσφέρει τις παρακάτω δυνατότητες:

• Μετατροπής της έντυπης πληροφορίας σε ψηφιακή μορφή.
• Διαχείρισης της ηλεκτρονικά παραγόμενης πληροφορίας, χωρίς ανάγκη εκτύπωσης για περαιτέρω αρχειοθέτηση.
• Αποθήκευσης πληροφορίας σε σύγχρονα αποθηκευτικά μέσα, με ελάχιστες απαιτήσεις χώρου αποθήκευσης.
• Δημιουργίας περιβάλλοντος χρήσης το οποίο παραπέμπει στις συνήθειες των χρηστών (φοριαμοί / φάκελοι/ ντοσιέ).
• Ευέλικτης αναζήτησης της πληροφορίας που πραγματικά χρειάζεται στα πλαίσια διεκπεραίωσης μιας εργασίας.
• Μοντελοποίησης και επαναχρησιμοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών βασισμένων σε σαφή σενάρια ροής εργασιών.
• Συντονισμένης διαβίβασης της πληροφορίας μεταξύ των εργαζομένων για τη διεκπεραίωση σχετικών ενεργειών.
• Ασφαλούς πρόσβασης σε εξουσιοδοτημένους μόνο χρήστες.

 Απαιτήσεις των φορέων

 Οι φορείς της διοίκησης χρειάζονται τεχνολογίες διαχείρισης εγγράφων & επιχειρησιακών διαδικασιών για:

• Παράκαμψη της υπερπληροφόρησης (Παλαιότερα, το πρόβλημα για ένα φορέα ήταν να βρει πληροφορίες. Σήμερα το πρόβλημα μετατοπίσθηκε στην εύρεση της ουσιώδους γνώσης μέσα στον ωκεανό της ανεξέλεγκτης πληροφορίας.)
• Εντοπισμό των πραγματικά χρήσιμων πληροφοριών.
• Ολοκλήρωση και έλεγχο διαδικασιών.
• Στενή σύνδεση αδόμητης πληροφορίας με επιχειρησιακές διαδικασίες.
• Διαχείριση μεγάλου όγκου εγγράφων & γνώσης με στόχο την ταχύτατη προσπέλαση σε αυτά.
• Υψηλή συχνότητα μεταβολής περιεχομένου.
• Δυναμική παρουσίαση περιεχομένου στο Web.
• Αποθήκευση και διάχυση πληροφοριών με υψηλού επιπέδου ασφάλεια.
• Διαχείριση διαφορετικών τύπων πληροφορίας
  • Έντυπα
  • Ηλεκτρονικά έγγραφα
  • Σελίδες του διαδικτύου
  • Αρχεία, σημειώσεις, υπενθυμίσεις
  • Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Οργάνωση της πληροφορίας σε δομές οι οποίες αντικατοπτρίζουν επιχειρησιακές λειτουργίες και πρακτικές

Ο τελικός στόχος

Τελικά ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων & επιχειρησιακών διαδικασιών πρέπει:

• Να προσφέρει απλοποιημένη πρόσβαση σε επιχειρησιακές πληροφορίες, έγγραφα και διαδικασίες.
• Να προσφέρει διαχείριση μη δομημένης πληροφορίας καθώς και ομοιόμορφη τήρηση ετερογενών δεδομένων και εγγράφων.
• Να διαχειρίζεται επιχειρησιακές ροές δεδομένων (διοικητικές και παραγωγικές).
• Να υποστηρίζει τους εργαζόμενους στην οργάνωση και διαχείριση της καθημερινής δουλειάς και των αντίστοιχων πληροφοριών.

Οφέλη χρήσης τεχνολογίας διαχείρισης εγγράφων & ροής εργασιών

• Διατήρηση των αποθηκευμένων πληροφοριών σε αποθηκευτικά μέσα για εξαιρετικά μεγάλο χρονικό διάστημα χωρίς αλλοίωση. Ενδεικτικά, τα οπτικά μέσα αποθήκευσης έχουν ελάχιστο χρόνο ζωής 30 ετών. Περιοδική αναπαραγωγή των μέσω αυτών διασφαλίζει τη διατήρηση των αποθηκευμένων πληροφοριών στο διηνεκές.
• Απλοποιημένες μέθοδοι για τον προγραμματισμό της διατήρησης εγγράφων στο ηλεκτρονικό αρχείο. Πολλές κατηγορίες αρχείων διέπονται από νομικούς ή άλλους κανόνες σχετικά με τη διατήρηση των εγγράφων τους (χρόνος διατήρησης και καταστροφή, αλλαγή διαβάθμισης μετά από συγκεκριμένο διάστημα, κ.λ.π.). Τα ηλεκτρονικά συστήματα επιτρέπουν τον αυτοματοποιημένο χειρισμό τέτοιων πολιτικών, ώστε οι μεταβολές στο αρχείο να γίνονται αυτοματοποιημένα και χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση.
• Προστασία των εγγράφων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και τροποποίηση. Τα ηλεκτρονικά συστήματα προσφέρουν μηχανισμούς απόδοσης δικαιωμάτων πρόσβασης και διαβάθμισης σε επίπεδο εγγράφου, ώστε μόνο χρήστες με επαρκή δικαιώματα να έχουν τη δυνατότητα διεκπεραίωσης συγκεκριμένων ενεργειών στο αντίστοιχο έγγραφο. Επίσης, οι μηχανισμοί διαχείρισης εκδόσεων παρακολουθούν τις τροποποιήσεις στο έγγραφο με καταγραφή του συντάκτη κάθε τροποποίησης, ενώ τηρούν το ιστορικό επεξεργασιών του εγγράφου.
• Σύνθετη και ταχύτατη αναζήτηση και ανάκληση εγγράφων. Τα έγγραφα αναζητούνται με κριτήρια και συνδυασμούς κριτηρίων, ώστε ο χρήστης να εντοπίζει την πραγματικά ωφέλιμη γι? αυτόν πληροφορία. Επίσης η ανάκληση του εγγράφου από τα μαγνητικά ή οπτικά μέσα αποθήκευσης είναι ταχύτατη (της τάξης κάποιων δευτερολέπτων) και κλάσεις ταχύτερη από τα αρχεία σε μορφή χαρτιού ή από αρχεία μικροφίλμ.
• Η ηλεκτρονική φύση των πληροφοριών ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων δίνει τη δυνατότητα σε χρήστες οι οποίοι εργάζονται μετακινούμενοι από τόπο σε τόπο είτε εργάζονται σε απομακρυσμένα σημεία να έχουν πρόσβαση στην επιχειρησιακή πληροφορία, μέσα από φιλικά περιβάλλοντα εργασίας που υλοποιούνται σε έναν web browser.
• Η ηλεκτρονική Διευθέτηση Ροής Εργασιών παρέχει ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον για τον ορισμό επιχειρησιακών ροών, το οποίο βασίζεται στη δημιουργία βημάτων και τον καθορισμό των συνθηκών μετάβασης της διαδικασίας από βήμα σε βήμα. Δίνει την δυνατότητα για α) Σχεδιασμό επιχειρησιακών ροών εργασίας, βάση προκαθορισμένων προτύπων, β) Εκτέλεση της προγραμματισμένης ροής με απλό και σαφή τρόπο και γ) Πλήρη παρακολούθηση της διεκπεραίωσης της ροής.
• Ειδικά για των εκάστοτε επιβλέποντα μιας εργασίας, η λειτουργικότητα της ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών προσφέρει την δυνατότητα πλήρης γνώσης για τις εκκρεμείς υποθέσεις και συγκεκριμένα: α)  Το στάδιο στο οποίο βρίσκεται κάθε υπόθεση και ο βαθμός ολοκλήρωσής της, β) Τήρηση ή παραβίαση των χρονικών περιθωρίων που έχουν τεθεί, γ) Ρυθμό διεκπεραίωσης υποθέσεων από τους εργαζομένους, και δ) Στατιστικές πληροφορίες (π.χ. μέσο χρόνο διεκπεραίωσης υποθέσεων), οι οποίες μπορεί να οδηγήσουν και σε μεταβολή της ροής κάποιων υποθέσεων ή και ευρύτερα στην εφαρμογή νέων και σωστότερων κανόνων διεκπεραίωσης στον φορέα.
• Ολοκλήρωση με υπάρχουσες εφαρμογές και πληροφοριακά συστήματα. Οι τεχνολογικές πλατφόρμες διαχείρισης εγγράφων υποστηρίζουν μέσα από προγραμματιστικά περιβάλλοντα (APIs) την ολοκλήρωσή τους με συστήματα που λειτουργούν στο φορέα, ώστε η πρόσβαση σε έγγραφα και πληροφορίες να εξασφαλίζεται μέσα από τα υπάρχοντα περιβάλλοντα εργασίας, ελαχιστοποιώντας τα κόστη εκπαίδευσης προσωπικού και διευκολύνοντας την αποδοχή της νέας τεχνολογίας από τους χρήστες.

Πλεονεκτήματα για τον φορέα 

• Ταχύτητα πρόσβασης στις αποθηκευμένες πληροφορίες και την ευκολία χρήσης από μη εξειδικευμένους χρήστες.
• Ενοποίηση των "νησίδων" της επιχειρησιακής πληροφορίας σε μία ενιαία αποθήκη "επιχειρησιακής γνώσης".
• Τα πρωτότυπα έγγραφα αρχειοθετούνται ανέπαφα.
• Μηδενίζεται ο χρόνος επαναρχειοθέτησης.
• Δεν συμβαίνουν καταστάσεις εγγράφων «Εκτός αρχείου».
• Ελαχιστοποιείται ο απαιτούμενος χρόνος αποθήκευσης.
• Άμεση πρόσβαση στα έγγραφα του φορέα είτε μέσα από το δίκτυο του φορέα είτε μέσω Internet.
• Η λήψη των αποφάσεων μπορεί να βασισθεί στις πιο πρόσφατες και έγκυρες πληροφορίες, μέσω μηχανισμών αναζήτησης των αποθηκευμένων πληροφοριών.
• Συντονισμός των επιχειρησιακών διαδικασιών και ευκολότερη τήρηση προθεσμιών και κανόνων διεκπεραίωσης.
• Διεκπεραίωση λειτουργιών διακίνησης εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή fax από τη θέση εργασίας.
• Βελτίωση του εργασιακού περιβάλλοντος μέσω του περιορισμού της διακίνησης χαρτιού.