Το σύστημα Πάπυρος Millennium III προσφέρει ένα ισχυρό σύνολο δυνατοτήτων για Δρομολόγηση Εγγράφων (Document Flow) και προγραμματισμό σχετικών με αυτά Διαδικασιών και Ροών εργασίας (Process & Workflow Management), ώστε να υποστηρίξει αποτελεσματικά τις αυξημένες ανάγκες συντονισμού και συνεργασίας. Παρέχει όλη την αναγκαία λειτουργικότητα για την διακίνηση εγγράφων μεταξύ των διαφορετικών μελών των επιμέρους τμημάτων και ομάδων εργασίας σε συνδυασμό με τις επιπλέον πληροφορίες που σχετίζονται με τις διαδικασίες και τους κανόνες διεκπεραίωσης των εγγράφων (π.χ. απαραίτητες ενέργειες, χαρακτηριστικά, χρονικά ορόσημα (deadlines), σχετικά έγγραφα, κλπ).

Για να αντιμετωπίζονται επιχειρησιακές διαδικασίες διακίνησης εγγράφων (document routing) και προκαθορισμένες ροές εργασίας (workflow scenarios), προσφέρεται η ενότητα Πάπυρος - Διαχειριση Ροης Εργασιων, για την αυτοματοποιημένη διαχείριση επαναλαμβανόμενων πρότυπων εργασιών. Το σύστημα παρέχει ένα περιβάλλον για τον ορισμό επιχειρησιακών ροών, το οποίο βασίζεται στη δημιουργία βημάτων και τον καθορισμό των συνθηκών μετάβασης της διαδικασίας από βήμα σε βήμα.

Αρχιτεκτονικά το σύστημα υλοποιεί τρεις λειτουργικές ενότητες για:

• Σχεδιασμό επιχειρησιακών ροών εργασίας
• Εκτέλεση προγραμματισμένης ροής
• Παρακολούθηση διεκπεραίωσης ροής

Διακίνηση εγγράφων και υποθέσεων.

Μπορούν να δρομολογούνται είτε μεμονωμένα έγγραφα, είτε έγγραφα ομαδοποιημένα σε μία υπόθεση.

Σειριακή & παράλληλη δρομολόγηση.

Έγγραφα και υποθέσεις δρομολογούνται σε χρήστες ή ομάδες: είτε α) Σειριακά, δηλαδή καθορίζεται κάθε επόμενο βήμα – χρέωση αφού ο προηγούμενος χρήστης έχει διεκπεραιώσει την εργασία του, είτε β) Παράλληλα, δηλαδή μπορούν να δρομολογούνται ταυτόχρονα σε περισσότερους χρήστες ή ομάδες χρηστών, ώστε όλοι οι εμπλεκόμενοι ταυτόχρονα να λαμβάνουν γνώση της εργασίας.

Προσδιορισμός απαιτούμενων ενεργειών.

Σε κάθε βήμα της διαδικασίας καθορίζονται οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν από τον επόμενο χειριστή, ώστε να διευκολύνεται αυτός στην εργασία του.

• Αυτόματη ροή εργασίας

Αυτόματη μετάβαση στο επόμενο βήμα του σεναρίου ροής με την εκπλήρωση του τρέχοντος.

• Καθορισμός χρόνου διεκπεραίωσης - Προτεραιότητα

Για κάθε βήμα της διαδικασίας ορίζονται προθεσμίες, μέσα στις οποίες πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία που αντιστοιχεί σε αυτό. Επίσης καθορίζεται η προτεραιότητα της κάθε χρέωσης: Υψηλή, Κανονική, Χαμηλή

• Σχόλια και οδηγίες.

Σε κάθε βήμα οι χρήστες μπορούν να συμπληρώνουν σχόλια και οδηγίες για τους επόμενους χρήστες οι οποίοι θα χειρισθούν το έγγραφο ή την υπόθεση.

• Ασφάλεια πρόσβασης.

Μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να δουν μία ροή εγγράφου, να δρομολογήσουν έγγραφο ή να διαχειρισθούν έγγραφα που συμμετέχουν σε μια ροή.

• Αυτόματη ροή εργασίας.

Αυτόματη μετάβαση στο επόμενο βήμα του σεναρίου ροής με την εκπλήρωση του τρέχοντος.

• Ψηφιακή υπογραφή.

Δίδεται η δυνατότητα χρήσης ψηφιακής υπογραφής ως τρόπο έγκρισης ενέργειας βήματος.

• Ειδοποιήσεις.

Για την αποδοτικότερη αξιοποίηση του χρόνου του κάθε χρήστη παρέχεται ένας ειδικός φάκελος εκκρεμοτήτων, ο οποίος ενημερώνεται με τα νέα έγγραφα ή υποθέσεις που έχουν δρομολογηθεί – χρεωθεί προς αυτόν. Για κάθε νέα άφιξη παράγεται και οπτική ειδοποίηση. Δίδεται η δυνατότητα ενεργοποίησης φίλτρων στον μηχανισμό αυτόματης ειδοποίησης.

• Επισκόπηση των δρομολογήσεων και ροών εργασίας

Για κάθε έγγραφο ή υπόθεση που συμμετέχει σε μία ροή εργασίας, χρήστες που διαθέτουν κατάλληλο δικαίωμα μπορούν να δουν την πλήρη διαδρομή που ακολούθησε αυτό, ποιοι χρήστες το επεξεργάσθηκαν, χρόνο παραλαβής και διεκπεραίωσης, η απόφαση που ελήφθη και τι ενέργειες έκανε ο καθένας.

Είναι διαθέσιμα όλα τα στοιχεία ροών εργασίας και δρομολόγησης εγγράφων για την αποτελεσματική εποπτεία των διεκπεραιωθέντων διαδικασιών, των σχετικών ενεργειών και των υφισταμένων εκκρεμοτήτων.

Σχεδίαση Διαδικασιών – Workflow Designer

Το σύστημα παρέχει ειδική ενότητα λογισμικού 'Σχεδίαση Διαδικασιών'. Το συγκεκριμένο υποσύστημα χρησιμοποιείται από τους σχεδιαστές των πρότυπων σεναρίων ροής εργασιών. Προσφέρει έναν εποπτικό και γρήγορο τρόπο ορισμού διαδικασιών, καθορίζοντας την λογική της επιχειρησιακής ροής εγγράφων σύμφωνα με τις συνθήκες που ισχύουν κατά την ολοκλήρωση καθενός βήματος (conditions).

Επιτρέπει το σχεδιασμό επιχειρησιακών ροών εργασίας με διαγραμματικό τρόπο και τη ρύθμιση ενός συνόλου από παραμέτρους, χωρίς να είναι αναγκαία η χρήση γλώσσας προγραμματισμού.

Για κάθε πρότυπη διαδικασία ενδεικτικά μπορούν να ορίζονται οι παρακάτω παράμετροι:

• Το όνομα της διαδικασίας.
• Τους χρήστες που μπορούν να εκκινήσουν την διαδικασία.
• Χρήστες, ομάδες ή ρόλοι χρηστών οι οποίες διεκπεραιώνουν ένα βήμα.
• Τα βήματα που την απαρτίζουν και η περιγραφή των λειτουργιών τους.
• Καθορισμό των συνθηκών μετάβασης της διαδικασίας από βήμα σε βήμα.
• Συνδέσεις βημάτων. Ορίζονται οι εναλλακτικές διαδρομές της διαδικασίας ανάλογα με τα αποτελέσματα της εκτέλεσης του κάθε βήματος.
• Προθεσμίες για τη διεκπεραίωση ενός βήματος.
• Ενέργειες (αυτοματοποιημένες ή μη) οι οποίες πρέπει να γίνουν από τον αρμόδιο χρήστη έτσι ώστε ένα βήμα να θεωρηθεί ολοκληρωμένο.
• Συνθήκες βάσει των οποίων η διαδικασία μεταβιβάζεται σε επόμενο ή προηγούμενο βήμα.
• Τους τύπους εγγράφων τους οποίους αφορά. Αυτό σημαίνει ότι μία διαδικασία μπορεί να χρησιμοποιείται για ορισμένους και μόνο τύπους εγγράφων και υποθέσεων.