Μodus ΑΕ

Το παραπάνω ΠΣ προϊόν συνεργασίας της Modus με την εταιρεία συμβούλων Planet AE, έχει υλοποιηθεί με χρήση των πλέον σύγχρονων εργαλείων και αρχιτεκτονικής στο χώρο της πληροφορικής, δίδοντας στον εκάστοτε χρήστη ένα εύχρηστο, ασφαλές και αξιόπιστο περιβάλλον διαχείρισης και παρακολούθησης έργων ΕΣΠΑ.

Το Πληροφοριακό Σύστημα για την παρακολούθηση των συγχρηματοδοτούμενων έργων ενός Δικαιούχου υποστηρίζει συνοπτικά τα ακόλουθα:

• την παρακολούθηση της εξέλιξης φυσικού και οικονομικού αντικειμένου των συγχρηματοδοτούμενων έργων/ πράξεων,
• την έγκαιρη προειδοποίηση των χρηστών για την ανάληψη διορθωτικών ενεργειών,
• την καταγραφή των προβλημάτων και των αντίστοιχων λύσεων που δίδονται,
• την παρακολούθηση κινδύνων που σχετίζονται με το έργο,
• την παραγωγή κατάλληλων αναφορών που θα βοηθούν τον χρήστη στην συμπλήρωση των μηνιαίων και τριμηνιαίων δελτίων παρακολούθησης των έργων,
• την παραγωγή τυποποιημένων αναφορών σε πολλαπλά επίπεδα (Διαχείριση Έργου, Απορρόφηση Πόρων, Προβλέψεις Πληρωμών κτλ),
• την αποθήκευση εγγράφων που αφορούν τις διάφορες οντότητες (ΤΔΠΠ, Διαγωνισμούς, Συμβάσεις, κλπ.) σε ηλεκτρονική μορφή,
• την τήρηση ιστορικότητας σε κάποια από τα στοιχεία που εισάγονται, έτσι ώστε να μπορούν να εξάγονται αναφορές για αρχικές εκτιμήσεις, τελικό αποτέλεσμα, παρούσα κατάσταση κλπ,
• την εξασφάλιση στο μέγιστο βαθμό της ακεραιότητας της πληροφορίας που διαχειρίζεται το σύστημα,
• την εξασφάλιση της διαβαθμισμένης πρόσβασης των χρηστών που το χρησιμοποιούν,
• τη διασύνδεσή του μέσω web-services με τρίτα συστήματα που χρησιμοποιούν τα πρότυπα των υπηρεσιών που αυτό υποστηρίζει.

Βασικές Λειτουργίες  του Πληροφοριακού Συστήματος Πληροφοριακού Συστήματος Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων

Το ΠΣ υποστηρίζει τη διαχείριση/ παρακολούθηση των έργων/ πράξεων σε όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής τους. Αναλυτικότερα:

• Φάση Σχεδιασμού/ Ωρίμανσης: Κατά τη φάση αυτή τηρούνται από το ΠΣ στοιχεία για τα Τεχνικά Δελτία που υποβάλλονται από το Δικαιούχο, μέχρι την έγκρισή τους (περιλαμβανομένων και τυχόν τροποποιήσεων). Οι οντότητες που τηρούνται στο ΠΣ και αφορούν τη φάση ωρίμανσης είναι οι παρακάτω:
  • Έργο/Πράξη. Η οντότητα Έργο/Πράξη είναι μία από τις βασικές οντότητες του ΠΣ. Δημιουργείται από τον χρήστη στο στάδιο αρχικού σχεδιασμού και οριστικοποιείται στη φάση ωρίμανσης με την ένταξη της Πράξης (αρχική ένταξη και έγκριση τυχόν μετέπειτα τροποποιήσεων). Περιλαμβάνει πλήθος στοιχείων για το έργο όπως ο Τίτλος Έργου, ο Αρ. Πρόσκλησης, το Ε.Π., ο Άξονας Προτεραιότητας, ο Αρ. Απόφασης Ένταξης, η Ημ/νία Ένταξης, ο Κωδικός MIS, ο Δικαιούχος, κλπ.
  • Υποέργο. Στην οντότητα αυτή τηρούνται τα στοιχεία για τα υποέργα μίας πράξης (π.χ. Τίτλος, Περιγραφή, Προϋπολογισμός, Ημ. Έναρξης, Ημ. Λήξης, Είδος Υποέργου, Επιβλέπων Φορέας, Υπεύθυνος Έργου, Κωδικός, Προγραμματισμός Δαπανών, κλπ).
  • Πρόσκληση. Βασική οντότητα του συστήματος στην οποία τηρούνται τα στοιχεία προσκλήσεων στις οποίες εντάσσονται τα έργα/πράξεις (π.χ. Αρ. Πρόσκλησης, Τίτλος Πρόσκλησης, Ημερομηνία Δημοσίευσης Πρόσκλησης,  Έναρξη Πρόσκλησης, Λήξη Πρόσκλησης, Δικαιούχοι Πρόσκλησης, Προϋπολογισμός Πρόσκλησης, Ε.Π., Άξονας Προτεραιότητας, Ειδικός Στόχος).

• Φάση Ανάληψης Νομικής Δέσμευσης: Σε αυτήν τη φάση κάθε υποέργο που αφορά εξωτερική ανάθεση θα «μπαίνει» σε διαδικασία διαγωνισμού, ενώ τα έργα που αφορούν σε αυτεπιστασία σε διαδικασία έκδοσης απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα. Τα στοιχεία που τηρούνται στο ΠΣ και αφορούν τη φάση Ανάληψης Νομικής Δέσμευσης είναι μεταξύ άλλων: Τύπος Νομικής Δέσμευσης, Είδος Διαγωνισμού, Κατηγορία Διαγωνισμού, Προϋπολογισμός Προκήρυξης/ Αυτεπιστασίας, Κριτήριο Ανάθεσης, Υποέργο/α  που αφορά, Αρ. Διακήρυξης, Έτος Διακήρυξης, Απόφαση Διενέργειας, Έγκριση Τευχών, Κατάθεση Προσφορών,    Ολοκλήρωση Διαγωνισμού,   Υπογραφή Σύμβασης, κ.α.

• Φάση Υλοποίησης: Πρόκειται για τη φάση που ακολουθεί μετά το Διαγωνισμό ή την Απόφαση για Αυτεπιστασία. Είναι ουσιαστικά η φάση στην οποία εξελίσσονται τα έργα που παρακολουθεί ο φορέας και στην οποία υπάρχει απορρόφηση πόρων. Οι οντότητες που τηρούνται στο ΠΣ και αφορούν την φάση Υλοποίησης Έργου είναι οι παρακάτω:
  • Συμβάσεις (Ανάδοχος, Ημερομηνία Υπογραφής, Ημερομηνία Έναρξης, Συμβατική Ημερομηνία Ολοκλήρωσης, Πραγματική Ημερομηνία Ολοκλήρωσης, Ημερομηνία Έγκρισης Σύμβασης ΕΥΔ, Υποέργα που Αφορά, Πληρωμές, Διαγωνισμός, κ.α.)
  • Ορόσημα Συμβάσεων (Τίτλος, Περιγραφή, Καταληκτική Ημερομηνία, Ημερομηνία Ολοκλήρωσης, Τύπο, Σύνδεση με προγραμματισμένη Πληρωμή, κ.α.)
  • Χρηματοδότηση Έργου (Έργο, Ημερομηνία Αίτησης, Ποσό Αίτησης, Ημερομηνία Πίστωσης, Ποσό Πίστωσης, κ.α.)
  • Προγραμματισμένες Πληρωμές (Υποέργο, Ημερομηνία, Σύμβαση, Ποσό Πληρωμής, Συνιστώσα Υποέργου, Ορόσημο Σύμβασης, κ.α.)
  • Πραγματοποιηθείσες Πληρωμές (Υποέργο, Σύμβαση, Ημερομηνία Πληρωμής, Ποσό Πληρωμής, ΦΠΑ, Προγραμματισμένη Πληρωμή, Στοιχεία Πληρωμής, Μηνιαίο Δελτίο, Συσχετίσεις Παραστατικών, κ.α.)
  • Παραστατικά (Ανάδοχος, Αρ. Παραστατικού, Είδος, Ποσό Πληρωμής, ΦΠΑ, Ημερομηνία Παραστατικού, κ.α.)

Εκτός από τις ανωτέρω περιγραφόμενες οντότητες το ΠΣ ενσωματώνει μια σειρά από βοηθητικές οντότητες (π.χ. Πίνακας Δεικτών Φυσικού Αντικειμένου, Πίνακας Σύνδεσης Δεικτών Φυσικού Αντικειμένου - Έργου/ Υποέργου, Πίνακας Φορέων, Πίνακας Αναδόχων, Μονάδες Μέτρησης, Τραπεζικά Ιδρύματα, κλπ.) που επιτρέπουν την ολοκληρωμένη παρακολούθηση της εξέλιξης των έργων/ υποέργων.

Το σύστημα δίνει την δυνατότητα στους χρήστες να εισάγουν εκτιμήσεις που αφορούν στην απορρόφηση των έργων που παρακολουθούνται. Οι εκτιμήσεις θα μπορούν να αντιπαραβάλλονται με τα πραγματικά δεδομένα απορρόφησης και να εξάγονται αναφορές είτε σε μορφή γραφικών παραστάσεων είτε σε μορφή excel.

Επίσης το ΠΣ παρέχει δυνατότητα παρακολούθησης των κινδύνων των έργων/υποέργων/συμβάσεων. Για κάθε κίνδυνο καταχωρούνται στον αντίστοιχο πίνακα (Risk Log) τα ακόλουθα στοιχεία: Τίτλος, Περιγραφή Κινδύνου, Πιθανότητα Εμφάνισης, Βαθμός Επίπτωσης, Μέτρα Αντιμετώπισης, Κωδικός Έργου, Κωδικός Υποέργου, Κωδικός Σύμβασης.

Το ΠΣ παρέχει επίσης δυνατότητα παρακολούθησης των προβλημάτων των έργων/υποέργων/συμβάσεων με την καταχώρηση στοιχείων όπως: Τίτλος, Τύπος Προβλήματος, Περιγραφή Προβλήματος, Παρούσα Κατάσταση, Κρισιμότητα Προβλήματος, Μέτρα Αντιμετώπισης.

Άλλη μια δυνατότητα που παρέχει το ΠΣ θα είναι η δυνατότητα παρακολούθησης των ελέγχων που διενεργούνται στα έργα που εξελίσσονται και των παρατηρήσεων που διατυπώνονται από τα όργανα ελέγχων.

Τέλος, το ΠΣ επιτρέπει την παρακολούθηση των χρονοδιαγραμμάτων Έργων, Υποέργων και Συμβάσεων και δίνει τη δυνατότητα παρακολούθησης δεικτών φυσικού και οικονομικού αντικειμένου σε επίπεδο Έργου και Υποέργου.