Αντικαταστήστε το χειρόγραφο σύστημα πρωτοκόλλησης με το Ηλεκτρονικο Πρωτοκολλο και αποφύγετε όλα τα προβλήματα και τους κινδύνους της φυσικής αρχειοθέτησης και διακίνησης εγγράφων.

Το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο παρέχει:

• Άμεση πρόσβαση στα επιχειρησιακά έγγραφα είτε μέσα από το δίκτυο του φορέα είτε μέσω Internet.
• Ενοποίηση των "νησίδων" της επιχειρησιακής πληροφορίας σε μία ενιαία αποθήκη "επιχειρησιακής γνώσης".
• Εύκολη και ασφαλής αποθήκευση και διαχείριση κρίσιμης πληροφορίας.
• Λήψη των αποφάσεων βασισμένη στις πιο πρόσφατες και έγκυρες πληροφορίες, μέσω μηχανισμών αναζήτησης των αποθηκευμένων πληροφοριών.
• Συντονισμός των επιχειρησιακών διαδικασιών και ευκολότερη τήρηση προθεσμιών.
• Βελτίωση του εργασιακού περιβάλλοντος μέσω του περιορισμού της διακίνησης χαρτιού.

• Η φυσική διακίνηση των εγγράφων μεταξύ του προσωπικού είναι διαδικασία χρονοβόρα, 
• Έγγραφα διπλό-καταχωρούνται και διπλό-πρωτοκολλούνται από διαφορετικές πηγές (email, fax, ταχυδρομείο, courier κτλ),
• Η ταυτόχρονη διανομή ενός εγγράφου σε περισσότερους από έναν υπαλλήλους προϋποθέτει τη δημιουργία μεγάλου αριθμού φυσικών αντιγράφων (φωτοαντίγραφα),
• Η αρχειοθέτηση των εγγράφων πρωτοκόλλου απαιτεί σημαντικό χώρο αποθήκευσης καθώς και σχετικά αργές διαδικασίες αναζήτησης και ανάκλησής τους από το φυσικό αρχείο,
• Απώλεια εγγράφων λόγο του χειρισμού μεγάλου όγκου αλληλογραφίας και διακίνησης μεταξύ πολλών εργαζομένων,
• Δυσχερής παρακολούθηση των χρονοδιαγραμμάτων διεκπεραίωσης.

• Δυνατότητα εισαγωγής εγγράφων από σαρωτές, email και fax ώστε να χρησιμοποιούνται μόνο ψηφιακά αντίγραφα εγγράφων,
• Αυτόματη Πρωτοκόλληση,
• Αρχειοθέτηση με χρήση κατάλληλης φόρμας της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας,
• Εκτύπωση αποδεικτικού κατάθεσης με στοιχεία καταθέτη, φορέα παραλαβής και χρονοσήμανση,
• Ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων με διαδικασία δρομολόγησης χρέωσης στους αρμόδιους χειριστές,
• Αναζήτηση με διάφορους συνδυασμούς κριτηρίων που επιλέγει ο χρήστης,
• Διαχείριση εκδόσεων όταν επέρχονται αλλαγές στο περιεχόμενο των εγγράφων.

Σχετικό φυλλάδιο: Διαχείριση ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου

Σχετικό Άρθρο: Ηλεκτρονικο Πρωτοκολλο