Η χρήση του συστήματος Πάπυρος έχει απτά αποτελέσματα που αντικατοπτρίζονται άμεσα στην καθημερινή λειτουργία των εταιρικών δομών, προσφέροντας πλεονεκτήματα όπως:
- Αποθήκευση και ασφάλεια εγγράφων και δεδομένων με σύγχρονες τεχνολογίες και πρακτικές που διασφαλίζουν την ακεραιότητα και τη διαθεσιμότητά τους.
- Αποτελεσματική και ενιαία διαχείριση δομών οργάνωσης (ταξινόμηση εγγράφων) ανά όμιλο και εταιρεία.
- Ταχύτατη αναζήτηση σε μεγάλο πλήθος επιχειρησιακών εγγράφων.
- Εύκολη, άμεση πρόσβαση και ανάκτηση εγγράφων από τοπικά και απομακρυσμένα σημεία.Ισχυρό πλαίσιο ασφαλείας που διασφαλίζει την πρόσβαση στα επιχειρησιακά έγγραφα σε εξουσιοδοτημένους χρήστες.
- Ευέλικτοι μηχανισμοί αναζήτησης των αποθηκευμένων πληροφοριών προσφέρουν πρόσβαση με ταχύτητα και ασφάλεια σε όλα τα έγγραφα.
ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ
- Συνεχώς αυξανόμενο πλήθος εγγράφων από πολυδιάστατα επιχειρηματικά σχήματα,
- Διατήρηση πολλών και διαφορετικών φυσικών αποθηκευτικών χώρων με συνέπειες στο χρόνο και στο κόστος λειτουργίας,
- Φθορά ή απώλεια κρίσιμων εγγράφων,
- Δυσχερής και χρονοβόρα οργάνωση, ταξινόμηση και αρχειοθέτηση των εγγράφων,
- Περιορισμένες δυνατότητες αναζήτησης και ανάκτησης των εγγράφων,
- Δύσκολη πρόσβαση των στελεχών στο σύνολο των εγγράφων, ιδίως για τα πολυδιάστατα σχήματα (όμιλοι-θυγατρικές),
- Αδυναμία απομακρυσμένης πρόσβασης των στελεχών στα έγγραφα.
Η ΛΥΣΗ ΠΑΠΥΡΟΣ
- Εισαγωγή, με διαδικασία ψηφιοποίησης, όλων των εντύπων που καταφθάνουν από άλλους φορείς (π.χ. πιστοποιητικά λειτουργίας),
- Διαχείριση δομών οργάνωσης και ταξινόμησης με βάση το επιχειρηματικό σχήμα (σχέσης μεταξύ των ομίλων και των θυγατρικών εταιρειών τους),
- Πρότυπη δομή φακέλων στους οποίους τελικά τοποθετούνται και οργανώνονται τα έγγραφα.
- Οι φάκελοι αποτελούν ουσιαστικά μεγάλες ενότητες εγγράφων (Sections) π.χ. Συμβόλαια, Πιστοποιητικά).
Σχετικό φυλλάδιο: Διαχείριση Επιχειρησιακών Εγγράφων
| < Προηγούμενο | Επόμενο > |
|---|
