Διαχειριστείτε ηλεκτρονικά τα πολυάριθμα έγγραφα των Διαγωνισμών και των Συμβάσεων (Procurement & Contract Management) και επωφελειθείτε από την:
- Οργανωμένη τήρηση στοιχείων και εγγράφων διαγωνισμών και συμβάσεων.
- Αποτύπωση και παρακολούθηση της διαδικασίας σύνταξης, έγκρισης, υπογραφής, καταχώρησης και τροποποίησης κάθε διαγωνισμού ή σύμβασης.
- Παρακολούθηση της εξέλιξης διαγωνισμών και συμβάσεων βάσει προκαθορισμένων διαδικασιών.
- Κοινή χρήση από ομάδες χρηστών.
- Παραγωγή ενημερωτικών αναφορών και σχετικών στατιστικών στοιχείων (π.χ. συγκεντρωτικές καταστάσεις προς εφορία).
ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ
- Συνεχώς αυξανόμενος όγκος εγγράφων που διαχειρίζεται καθημερινά το προσωπικό,
- Δύσκολη παρακολούθηση της εξέλιξης των διαγωνισμών και των συμβάσεων,
- Χρονοβόρα αναζήτηση και ανάκτηση τόσο πληροφοριών όσο και εγγράφων,
- Απώλεια στοιχείων και εγγράφων λόγω του μεγάλου όγκου,
- Κακός συντονισμός εργασιών εμπλεκομένων αρμοδίων υπαλλήλων,
- Μεγάλος αριθμός προσωπικού που διαχειρίζεται διαγωνισμούς και συμβάσεις.
Η ΛΥΣΗ ΠΑΠΥΡΟΣ
- Δημιουργία ηλεκτρονικής δομής υπόθεσης Διαγωνισμού και Σύμβασης με ταυτόχρονη απόδοση σχετικών χαρακτηριστικών στοιχείων,
- Ψηφιακή αρχειοθέτηση των εγγράφων με χρήση εξειδικευμένων φορμών για τους διαγωνισμούς και τις συμβάσεις αντίστοιχα,
- Ενημέρωση της φάσης εξέλιξης διαγωνισμού κατά τη διάρκεια της οποίας πραγματοποιούνται διάφοροι έλεγχοι,
- Διασύνδεση πληροφοριακών στοιχείων διαγωνισμού ή σύμβασης με εισαχθέντα έγγραφα,
- Δημιουργία πρότυπων συμβάσεων (contract templates) ανάλογα με την κατηγορία σύμβασης,
- Ενημέρωση χρηστών για στοιχεία που εκκρεμούν και κρίνονται απαραίτητα ή και καθοριστικά για την εξέλιξη μιας φάσης αξιολόγησης,
- Αυτοματοποίηση υφιστάμενων διαδικασιών διαχείρισης συμβάσεων. Δυνατότητα προσδιορισμού Ροής εργασιών ανά κατηγορία σύμβασης,
- Κοινή χρήση και παρακολούθηση εξέλιξης από ομάδες χρηστών ακόμα και απομακρυσμένων μονάδων,
- Προβολή της δομής υπόθεσης διαγωνισμού, σύμβασης και όλων των ενταγμένων εγγράφων με βάση κανόνες ασφαλείας που λαμβάνουν υπόψη την οργανωτική δομή του εκάστοτε φορέα.
Σχετικό φυλλάδιο: Διαχείριση Διαγωνισμών και Συμβάσεων
Σχετικό Άρθρο: Διαχειριση Διαγωνισμων & Συμβασεων
| < Προηγούμενο | Επόμενο > |
|---|