Μodus ΑΕ

Εφαρμογές σε Ασφαλιστικά Ταμεία

Το χαρτί εξακολουθεί να αποτελεί το κυριότερο μέσο επικοινωνίας των πολιτών με τους φορείς της δημόσιας ασφάλισης. Το γεγονός αυτό δημιουργεί προβλήματα που οι σύγχρονες απαιτήσεις παραγωγικότητας και ποιότητας υπηρεσιών επιβάλουν να εξαλειφθούν.

Τα έγγραφα αυτά ταξιδεύουν από γραφείο σε γραφείο και από υπηρεσία σε υπηρεσία, συμπληρώνονται από νέα, διασταυρώνονται ώστε τελικά να υπάρξει η το κλείσιμο της υπόθεσης.

Μια τέτοια διαδικασία βασισμένη στη διακίνηση του χαρτιού είναι:

• Αργή, όταν το χαρτί μεταφέρεται με μορφή χαρτιού από κλητήρες και άλλο προσωπικό. Επίσης η διαδικασία επιβραδύνεται όταν πρέπει να αναζητηθούν έγγραφα από παλαιότερους φακέλους της υπηρεσίας.
• Υψηλού κόστους, υπό την έννοια ότι ασχολούνται περισσότεροι υπάλληλοι απ' όσους πραγματικά θα απαιτούνταν (συμμετέχουν εκτός από τους αρμόδιους υπαλλήλους οι κλητήρες, υπεύθυνοι αρχείων, κ.λπ.).
• Μειωμένης ασφάλειας. Τα έντυπα ασχέτως διαβάθμισης είναι εύκολο να προσπελασθούν από μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Αυξημένος είναι ο κίνδυνος της απώλειας εγγράφων (έρευνες έδειξαν ότι το 1% των εγγράφων μιας δημόσιας υπηρεσίας αρχειοθετείται λανθασμένα ή χάνεται).

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων στα πλαίσια ενός ασφαλιστικού ταμείου, πρέπει να είναι σε θέση να εξυπηρετήσει τόσο τη διακίνηση εγγράφων και πληροφοριών με το εξωτερικό και το εσωτερικό περιβάλλον όσο και την ομοιόμορφη αρχειοθέτηση και αναζήτηση των ετερογενών πληροφοριών.

Ο Πάπυρος Millennium III είναι ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αρχειοθέτηση εγγράφων, διακίνηση και εν γένει διαχείρισή τους. Σημαντική δυνατότητα που σας προσφέρεται είναι ο μηχανισμός δρομολόγησης εγγράφων και παρακολούθησης της διεκπεραίωσής τους.

Η δομική ενότητα με όνομα Πάπυρος@Web δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης στις λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων μέσω web browsers, σε χρήστες που συνδέονται είτε μέσω του intranet του φορέα είτε από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου μέσω Internet.

Ιδιαίτερη έμφαση έχει δοθεί σε θέματα ασφάλειας στην πρόσβαση στα έγγραφα και το σύστημα Πάπυρος έχει θωρακίσει όλες τις λειτουργίες του με ένα ισχυρό σχήμα ασφάλειας. Παρέχονται μηχανισμοί ελέγχου της πρόσβασης των χρηστών στα αποθηκευμένα έγγραφα, ενώ όλες οι λειτουργίες του συστήματος προστατεύονται από αντίστοιχα δικαιώματα, τα οποία εκχωρούνται σε χρήστες και ομάδες.

Μέσα στις άλλες δυνατότητες του συστήματος θα συναντήσετε:

Με το σύστημα Πάπυρος επιτυγχάνετε αυτοματοποίηση της διαχείρισης των εξερχόμενων και εισερχομένων εγγράφων, άμεση παρακολούθηση και εύκολη ανάκλησή τους μέσω του σχήματος αρχειοθέτησης που επιλέγετε.

Τα εξερχόμενα έγγραφα (από επεξεργαστές κειμένων ή χειρόγραφα) αρχειοθετούνται και αποστέλλονται στον ή στους παραλήπτες. Τα εισερχόμενα έγγραφα τα οποία παραλαμβάνονται σε μορφή χαρτιού, ψηφιοποιούνται (scanning), αρχειοθετούνται και διανέμονται στους αρμόδιους για διεκπεραίωση. Επίσης, έγγραφα που λαμβάνονται μέσω email και fax server αυτόματα ενσωματώνονται στα αρχεία του συστήματος Πάπυρος. Το σημαντικό όφελος για το φορέα είναι η διαχείριση και διακίνηση της αλληλογραφίας χωρίς την τήρησή της σε χαρτί, η τήρηση δομημένου ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και η εύχρηστη διαχείρισή του. Επίσης παρέχονται όλοι οι μηχανισμοί για την παρακολούθηση της διακίνησης των εγγράφων και της διεκπεραίωσής τους, ώστε ο συναλλασσόμενος να μπορεί άμεσα να ενημερωθεί για την υπόθεσή του.

Με τη χρήση του συστήματος Πάπυρος μπορείτε να έχετε πλήρη παρακολούθηση όλων των υποθέσεων του ταμείου. Επίσης μπορείτε να τηρείτε πλήρη φάκελο όλων των εγγράφων των υποθέσεων, τα οποία αφορούν στη λειτουργία του. Αναλυτικά:

• Φακέλους με όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά, παραστατικά και αποδεικτικά στοιχεία για την εξέλιξη μιας υπόθεσης.
• Οικονομικά στοιχεία υπολογισμένα σε spreadsheets, ώστε να ελέγχονται τα οικονομικά μεγέθη και οι προϋπολογισμοί.

Ηλεκτρονική διαχείριση όλων των παραγόμενων ή εισερχόμενων εγγράφων που διαχειρίζεται το μητρώο ασφαλισμένων. Ουσιαστικά τα στοιχεία που τηρούνται στο μητρώο είναι προσπελάσιμα από όλα τα αρμόδια στελέχη του φορέα που διαχειρίζονται υποθέσεις, ακόμη και από απομακρυσμένα γραφεία μέσω τηλεφωνικών συνδέσεων.

Ενδεικτικά ένας τρόπος οργάνωσης θα μπορούσε να είναι η θεματική οργάνωση των στοιχείων που διαχειρίζεται το μητρώο σε φακέλους:

• Φάκελος ασφαλειών υγείας, με στοιχεία όπως συνταγές γιατρών, ακτινογραφίες, παραστατικά στοιχεία νοσοκομείων και ιατρικών κέντρων κλπ.
• Φάκελος ασφαλισμένων,όπου όλες οι καρτέλες και τα πιστοποιητικά των ασφαλισμένων μπορούν να καταχωρούνται ώστε η αναζήτησή τους να είναι ταχύτατη από οποιαδήποτε θέση εργασίας.

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος δίνει την δυνατότητα τήρησης των πληροφοριών στην πρωτότυπη μορφή τους (πχ. συμβάσεις, συμβόλαια) όσο και ηλεκτρονική διαχείριση δεδομένων (ημερομηνίες, προθεσμίες, κείμενα, κλπ.) μέσω των φορμών αρχειοθέτησης. Επίσης δίνει τη δυνατότητα στο νομικό τμήμα να αρχειοθετεί δικαστικές υποθέσεις, νομοθεσία, εγκυκλίους ή οποιοδήποτε έγγραφο του ενδιαφέροντός του.

Η Διοίκηση του Ταμείου πέρα από την αρχειοθέτηση και εύχρηστη διαχείριση των πληροφοριών που την αφορούν, με την εισαγωγή συστήματος διαχείρισης και διακίνησης πληροφοριών εξασφαλίζει σαφώς τα παρακάτω:

• Δομημένους φακέλους Νομολογίας - Νομοθεσίας για το χώρο της ασφάλισης.
• Αύξηση του επιπέδου πληροφόρησης της διοίκησης.
• Μείωση των λειτουργικών εξόδων με αποτελεσματικότερο προγραμματισμό εργασιών και ορθότερες διαδικασίες εσωτερικής διακίνησης πληροφοριών.
• Εισαγωγή διαδικασιών εσωτερικής επιθεώρησης του Συστήματος (Internal Audit) και Επιθεώρησης του από την Διοίκηση.

Η εγκατάσταση του συστήματος Πάπυρος επιφέρει δραστικές βελτιώσεις στη λειτουργία του φορέα και οδηγεί σε σημαντικές μειώσεις κόστους των διαδικασιών που σχετίζονται με διαχείριση εγγράφων, εξοικονόμηση χώρου και κόστους αποθήκευσης, ενώ βελτιώνει σημαντικά την παραγωγικότητα.

Παράλληλα ελαχιστοποιείται ο χρόνος που απαιτείται για μεταφορά εγγράφων από γραφείο σε γραφείο, αφού αυτή πλέον γίνεται ηλεκτρονικά μέσω δικτύου.

Η αναζήτηση εγγράφων είναι πλέον μια απλή διαδικασία. Ο χρήστης δεν ενδιαφέρεται για το πού είναι αποθηκευμένο ένα έγγραφο, παρά μόνο για τα χαρακτηριστικά αρχειοθέτησής του. Επίσης ο εντοπισμός της πληροφορίας γίνεται σε ελάχιστο χρόνο, με συνδυασμό κριτηρίων που επιλέγει ο χρήστης.

Σχετικό φυλλάδιο: Εφαρμογές σε Ασφαλιστικά Ταμεία