Μodus ΑΕ

Εφαρμογές στον τομέα των Ασφαλιστικών Εταιρειών

Η κατάσταση και οι απαιτήσεις

Από πολλές ασφαλιστικές εταιρείες αναφέρονται αποθηκευτικοί χώροι για τα έντυπα σε αποθήκες μακριά από τα γραφεία τους, όπως επίσης και σημαντικός αριθμός εργαζομένων που ασχολείται αποκλειστικά με την αναζήτηση φακέλων των ασφαλισμένων.

Αποτέλεσμα όλων αυτών η καθυστέρηση στην εξυπηρέτηση των πελατών και η πρόκληση πολλές φορές δυσαρέσκειας εκ μέρους του.

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων στα πλαίσια μίας ασφαλιστικής εταιρείας, πρέπει να είναι σε θέση να εξυπηρετήσει τόσο τη διακίνηση εγγράφων και πληροφοριών με το εξωτερικό και το εσωτερικό περιβάλλον όσο και την ομοιόμορφη αρχειοθέτηση και αναζήτηση των ετερογενών πληροφοριών.

Ο Πάπυρος Millennium III είναι ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αρχειοθέτηση εγγράφων, διακίνηση και εν γένει διαχείρισή τους. Σημαντική δυνατότητα που προσφέρεται είναι ο μηχανισμός δρομολόγησης εγγράφων και παρακολούθησης της διεκπεραίωσής τους.

Η δομική ενότητα με όνομα Πάπυρος@Web δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης στις λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων μέσω web browsers, σε χρήστες που συνδέονται είτε μέσω του intranet της επιχείρησης είτε από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου μέσω Internet.

Η εφαρμογή του συστήματος Πάπυρος μπορεί να καλύψει το σύνολο των εργασιών διαχείρισης εγγράφων και φακέλων μιας ασφαλιστικής εταιρείας. Στη συνέχεια παρουσιάζονται ενδεικτικές λύσεις της τεχνολογίας διαχείρισης εγγράφων σε διαφορετικά τμήματα.

Φάκελοι πελατών

Ηλεκτρονική διαχείριση όλων των παραγόμενων ή εισερχόμενων εγγράφων που διαχειρίζεται το μητρώο πελατών. Τα στοιχεία που θα τηρούνται στο μητρώο θα είναι προσπελάσιμα από όλα τα αρμόδια στελέχη της εταιρείας που διαχειρίζονται υποθέσεις πελατών.

Ένας ενδεικτικός τρόπος οργάνωσης είναι ο παρακάτω:

• Φάκελος ασφαλειών οχημάτων, με στοιχεία όπως κλίμακα ασφαλιστηρίου, φωτογραφίες κατάστασης οχήματος μετά από ατύχημα, έκθεση τροχαίας, έκθεση πραγματογνώμονα, παραστατικά στοιχεία επισκευών κλπ.
• Φάκελος ασφαλειών υγείας, με στοιχεία όπως παροχές ασφαλιστηρίου, συνταγές γιατρών, ακτινογραφίες, παραστατικά στοιχεία νοσοκομείων και ιατρικών κέντρων κλπ.
• Φάκελος ασφαλειών κλοπής, με στοιχεία όπως παροχές ασφαλιστηρίου, έκθεση σήμανσης, έκθεση πραγματογνώμονα, φωτογραφίες ασφαλισμένων ειδών κλπ.

Νομικό Τμήμα

Ηλεκτρονική διαχείριση όλων των παραγόμενων ή εισερχόμενων εγγράφων που διαχειρίζεται το νομικό τμήμα. Ενδεικτικά αναφέρονται οι παρακάτω φάκελοι:

• Φάκελος συμβάσεων συνεργασιών της επιχείρησης με άλλες εταιρείες.
• Φάκελος δικαστικών θεμάτων.
• Φάκελος νομολογίας-νομοθεσίας για το χώρο των ασφαλειών.

Τμήμα αλληλογραφίας

Αυτοματοποίηση της διαχείρισης των εισερχομένων και εξερχόμενων εγγράφων. Τα έγγραφα (από επεξεργαστές κειμένων ή χειρόγραφα) που δημιουργούντι στην εταιρεία αρχειοθετούνται και αποστέλλονται στους παραλήπτες.

Η αποστολή μπορεί να αυτοματοποιηθεί με τη χρήση fax server. Είναι δυνατή η άμεση παρακολούθηση των εξερχόμενων εγγράφων και η εύκολη ανάκλησή τους μέσω της θεματικής κατηγοριοποίησης τους.

Έγγραφα τα οποία παραλαμβάνονται σε μορφή χαρτιού, μετατρέπονται σε ηλεκτρονικά μέσω σάρωσης (scanning), αρχειοθετούνται και διανέμονται αυτόματα για εσωτερική διεκπεραίωση.

Τα έγγραφα σε μορφή email και fax, τα οποία εισέρχονται στην εταιρεία, αποθηκεύονται αυτόματα, αρχειοθετούνται ομαδοποιημένα σε θεματικές ενότητες και αποστέλλονται μέσω τοπικού δικτύου στους αποδέκτες τους.

Σημαντικό όφελος για την εταιρεία είναι η τήρηση δομημένου ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και η εύχρηστη διαχείρισή του. Παράλληλα ο μηχανισμός διακίνησης εγγράφων επιτρέπει την ακριβή παρακολούθηση της διεκπεραίωσης των υποθέσεων και των προθεσμιών που έχουν τεθεί για καθεμιά.

Τμήμα marketing

Ηλεκτρονική διαχείριση όλων των παραγόμενων ή εισερχόμενων εγγράφων που έχουν σχέση με την προώθηση των ασφαλιστικών προϊόντων της εταιρείας και του ανταγωνισμού. Ενδεικτικά αναφέρονται οι παρακάτω φάκελοι:

• Φάκελος διαφημίσεων των προϊόντων της εταιρείας καθώς και των ανταγωνιστικών προϊόντων, στον οποίο τηρούνται οι μακέτες και οι φωτογραφίες των καταχωρήσεων, τα video των τηλεοπτικών διαφημίσεων, ηχογραφήσεις διαφημίσεων σε ραδιοφωνικούς σταθμούς, κλπ.
• Στατιστικές αναλύσεις προώθησης των προϊόντων (αρχεία spreadsheet, ιστογράμματα κλπ.)

Διοίκηση

Η Διοίκηση της εταιρείας πέρα από την αρχειοθέτηση και εύχρηστη διαχείριση των πληροφοριών που την αφορούν με την εισαγωγή συστήματος διαχείρισης και διακίνησης πληροφοριών εξασφαλίζει σαφώς τα παρακάτω:

• Αύξηση του επιπέδου πληροφόρησης της διοίκησης.
• Μείωση των λειτουργικών εξόδων με αποτελεσματικότερο προγραμματισμό εργασιών και ορθότερες διαδικασίες εσωτερικής διακίνησης πληροφοριών.
• Εισαγωγή διαδικασιών εσωτερικής επιθεώρησης (internal audit).

Οφέλη

Η εγκατάσταση του συστήματος Πάπυρος επιφέρει δραστικές βελτιώσεις στη λειτουργία της επιχείρησης και οδηγεί σε σημαντικές μειώσεις κόστους των διαδικασιών που σχετίζονται με διαχείριση και ροή εγγράφων, εξοικονόμηση χώρου και κόστους αποθήκευσης, ενώ βελτιώνει σημαντικά την παραγωγικότητα.

Είναι προφανής η εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου.

Παράλληλα ελαχιστοποιείται ο χρόνος που απαιτείται για μεταφορά εγγράφων από γραφείο σε γραφείο, αφού αυτή πλέον γίνεται ηλεκτρονικά μέσω δικτύου.

Η αναζήτηση εγγράφων είναι πλέον μια απλή διαδικασία. Ο χρήστης δεν ενδιαφέρεται για το πού είναι αποθηκευμένο ένα έγγραφο, παρά μόνο για τα χαρακτηριστικά αρχειοθέτησής του. Επίσης ο εντοπισμός της πληροφορίας γίνεται σε ελάχιστο χρόνο με συνδυασμό των κριτηρίων που επιλέγει ο χρήστης.

Σχετικό φυλλάδιο: Διαχείριση Εγγράφων σε Ασφαλιστική Εταιρία

Σχετικό φυλλάδιο: Διαχείριση Εγγράφων σε Ασφαλιστικό Πρακτορείο

Σχετικό φυλλάδιο: Εφαρμογές στον τομέα των Ασφαλιστικών Εταιριών

Σχετικό φυλλάδιο: Διαχείριση Ηλεκτρονικού Φακέλου Ζημιάς