Μodus ΑΕ

Εφαρμογές στον τομέα της Βιομηχανίας

Το πρόβλημα

Οι τεχνολογίες του συστήματος διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών Πάπυρος Millennium III παρέχουν την υποδομή για ομοιόμορφη διαχείριση των εγγράφων που διακινούνται στο περιβάλλον του φορέα.

Η λύση του συστήματος Πάπυρος

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων στα πλαίσια μίας Βιομηχανίας, πρέπει να είναι σε θέση να εξυπηρετήσει τόσο τη διακίνηση εγγράφων και πληροφοριών με το εξωτερικό και το εσωτερικό περιβάλλον όσο και την ομοιόμορφη αρχειοθέτηση και αναζήτηση των ετερογενών πληροφοριών.

Ο Πάπυρος Millennium III είναι ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αρχειοθέτηση εγγράφων, διακίνηση και εν γένει διαχείρισή τους. Σημαντική δυνατότητα που σας προσφέρεται είναι ο μηχανισμός δρομολόγησης εγγράφων και παρακολούθησης της διεκπεραίωσής τους.

Η δομική ενότητα με το όνομα Πάπυρος@Web δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης στις λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων μέσω web browsers, σε χρήστες που συνδέονται είτε μέσω του intranet της επιχείρησης είτε από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου μέσω Internet.

Ιδιαίτερη έμφαση έχει δοθεί σε θέματα ασφάλειας στην πρόσβαση στα έγγραφα και το σύστημα Πάπυρος έχει θωρακίσει όλες τις λειτουργίες του με ένα ισχυρό σχήμα ασφάλειας. Παρέχονται μηχανισμοί ελέγχου της πρόσβασης των χρηστών στα αποθηκευμένα έγγραφα, ενώ όλες οι λειτουργίες του συστήματος προστατεύονται από αντίστοιχα δικαιώματα, τα οποία εκχωρούνται σε χρήστες και ομάδες.

Μέσα στις άλλες δυνατότητες του συστήματος θα συναντήσετε:

Διαχείριση πρωτοκόλλου

Αυτοματοποίηση της διαχείρισης των εξερχόμενων και εισερχομένων εγγράφων.

Τα εξερχόμενα έγγραφα (από επεξεργαστές κειμένων ή χειρόγραφα) αρχειοθετούνται και αποστέλλονται στον ή στους παραλήπτες. Τα εισερχόμενα έγγραφα τα οποία παραλαμβάνονται σε μορφή χαρτιού, ψηφιοποιούνται μέσω σάρωσης (scanning), αρχειοθετούνται και διανέμονται στους αρμόδιους για διεκπεραίωση. Επίσης, έγγραφα που λαμβάνονται μέσω email και fax server αυτόματα ενσωματώνονται στα αρχεία του συστήματος Πάπυρος.

Το σημαντικό όφελος για την επιχείρηση είναι η διαχείριση και διακίνηση της αλληλογραφίας χωρίς την τήρησή της σε χαρτί, η τήρηση δομημένου ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και η εύχρηστη διαχείρισή του. Επίσης παρέχονται όλοι οι μηχανισμοί για την παρακολούθηση της διακίνησης των εγγράφων και της διεκπεραίωσής τους.

Ανάπτυξη προϊόντων

Χρησιμοποιώντας το σύστημα Πάπυρος, άτομα που εργάζονται στην ανάπτυξη νέων προϊόντων μπορούν να συγκεντρώνουν πληροφορίες, να τις διαμοιράζουν στα πλαίσια της ομάδας και να επαναχρησιμοποιούν γνώσεις που έχουν ήδη αποκτηθεί, ώστε να έχουν αποτέλεσμα ταχύτερα και με βελτιωμένη ποιότητα.

Όλα τα έγγραφα που αφορούν στο νέο προϊόν (τεχνικές προδιαγραφές, ανταγωνισμός, στρατηγική marketing) μπορούν να συγκεντρώνονται σε έναν ηλεκτρονικό φάκελο, πάνω στο οποίο τα μέλη της ομάδας μπορούν να εργάζονται, κάτω από τον έλεγχο και τους μηχανισμούς συνεργασίας του συστήματος Πάπυρος.

Τμήμα marketing

Με τη χρήση του συστήματος Πάπυρος για το τμήμα marketing, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα δυναμικό αρχείο όλων των εγγράφων που έχουν σχέση με την προώθηση των προϊόντων της επιχείρησης και του ανταγωνισμού της. Ενδεικτικά αναφέρονται οι παρακάτω φάκελοι:

• Φάκελος διαφημίσεων της επιχείρησης καθώς και των ανταγωνιστών της, στον οποίο θα τηρούνται οι μακέτες και οι φωτογραφίες των διαφημίσεων, τα video των τηλεοπτικών διαφημίσεων, τα αποκόμματα εφημερίδων και περιοδικών, τα δελτία τύπου κ.λπ.
• Στατιστικές αναλύσεις προώθησης των προϊόντων (αρχεία spreadsheet, ιστογράμματα κλπ.)

Διαχείριση φακέλων προσωπικού

Με τη χρήση του συστήματος Πάπυρος μπορείτε να τηρείτε πλήρη φάκελο όλων των εγγράφων του προσωπικού. Για κάθε εργαζόμενο του φορέα τηρείται φάκελος, στον οποίο αποθηκεύονται σε ηλεκτρονική μορφή ενδεικτικά τα εξής:

• Νομιμοποιητικά έγγραφα του εργαζόμενου (Βεβαιώσεις σπουδών, συστατικές επιστολές, κλπ.).
• Εμπιστευτικά κείμενα για τον εργαζόμενο.
• Ιστορικό εξέλιξης.
• Φάκελο αδειών (ιατρικές βεβαιώσεις, έγγραφα συμμετοχής σε επιμορφωτικά προγράμματα κλπ.).

Έλεγχος ποιότητας

Με την υιοθέτηση του συστήματος Πάπυρος για τη διαχείριση της πιστοποίησης ποιότητας ISO 9000, αλλάζει δραστικά ο τρόπος χειρισμού των διαδικασιών ποιότητας. Η επιχείρηση αποκτά μία βιβλιοθήκη διαδικασιών, οι οποίες προγραμματίζονται με τη βοήθεια των εργαλείων σχεδιασμού διαδικασιών του συστήματος Πάπυρος. Κάθε φορά που ξεκινά μία νέα διαδικασία ο αντίστοιχος χρήστης επιλέγει την κατάλληλη διαδικασία και αυτόματα αυτή δρομολογείται στους προδιαγεγραμμένους υπευθύνους.

Όλα τα έγγραφα που συμμετέχουν σε μία διαδικασία τίθενται κάτω από τον έλεγχο του συστήματος διαχείρισης εγγράφων, ώστε να είναι απόλυτα ασφαλής η πρόσβαση στα έγγραφα καθ' αυτά, ενώ ταυτόχρονα να διατηρούνται οι εκδόσεις τους.

Νομικό Τμήμα

Με το σύστημα Πάπυρος υποστηρίζεται η διαχείριση όλων των παραγόμενων ή εισερχόμενων εγγράφων του νομικού τμήματος. Ενδεικτικά αναφέρονται οι παρακάτω φάκελοι:

• Φάκελος συμβάσεων.
• Φάκελος δικαστικών υποθέσεων.
• Φάκελος Νομολογίας-Νομοθεσίας για τα προϊόντα της εταιρείας.

Οφέλη

Η εγκατάσταση του συστήματος Πάπυρος επιφέρει δραστικές βελτιώσεις στη λειτουργία της επιχείρησης και οδηγεί σε σημαντικές μειώσεις κόστους των διαδικασιών που σχετίζονται με διαχείριση και ροή εγγράφων, εξοικονόμηση χώρου και κόστους αποθήκευσης, ενώ βελτιώνει σημαντικά την παραγωγικότητα.

Παράλληλα ελαχιστοποιείται ο χρόνος που απαιτείται για μεταφορά εγγράφων από γραφείο σε γραφείο, αφού αυτή πλέον γίνεται ηλεκτρονικά μέσω δικτύου.

Η αναζήτηση εγγράφων είναι πλέον μια απλή διαδικασία. Ο χρήστης δεν ενδιαφέρεται για το πού είναι αποθηκευμένο ένα έγγραφο, παρά μόνο για τα χαρακτηριστικά αρχειοθέτησής του. Επίσης ο εντοπισμός της πληροφορίας γίνεται σε ελάχιστο χρόνο με συνδυασμό των κριτηρίων που επιλέγει ο χρήστης.

Σχετικό φυλλάδιο: Εφαρμογές στον τομέα της Βιομηχανίας