Μodus ΑΕ

Εφαρμογές σε Δικηγορικά γραφεία

Το χαρτί αποτελεί σήμερα το κυριότερο μέσο στο οποίο καταγράφονται τα στοιχεία των υποθέσεων που διαχειρίζεται ένα δικηγορικό γραφείο. Όσο μεγαλύτερο είναι το γραφείο και όσο σημαντικότερες και πολύπλοκες είναι οι υποθέσεις του, τόσο μεγαλύτερη γίνεται η ανάγκη για συλλογή και διατήρηση πληροφοριών αλλά και για την ανά πάσα στιγμή ανεύρεσή τους.

Τα προβλήματα

Η διεκπεραίωση μιας δικαστικής υπόθεσης είναι μια κατεξοχήν διαδικασία συλλογής, αξιολόγησης, ταξινόμησης, διακίνησης και αναζήτησης πληροφοριών κυρίως σε μορφή εγγράφων. Στις μέρες μας το μεγαλύτερο μέρος των πληροφοριών αυτών βρίσκονται σε μορφή χαρτιού.

Η συντήρηση νομικών πληροφοριών στη μορφή αυτή δημιουργεί δυσλειτουργίες και προκαλεί συχνά καθυστερήσεις στην έγκαιρη προετοιμασία μιας υπόθεσης.

Συγκεκριμένα η διαδικασία γίνεται:

• Αργή, όταν το χαρτί  διατηρείται σε αρχεία σε μορφή χαρτιού. Απαιτείται βοηθητικό προσωπικό το οποίο ταξινομεί και αναζητά τις πληροφορίες. Η διαδικασία συντήρησης αρχείου σε χαρτί είναι από μόνη της αργή ενώ πολλές φορές δημιουργεί προβλήματα αποθήκευσης.
• Υψηλού κόστους, υπό την έννοια ότι ασχολούνται περισσότεροι υπάλληλοι απ’ όσους πραγματικά θα απαιτούνταν.
• Μειωμένης ασφάλειας. Τα έντυπα - ασχέτως διαβάθμισης - είναι εύκολο να προσπελασθούν από μη εξουσιοδοτημένα άτομα.
• Δεν είναι δυνατό να αναζητηθούν όλες οι πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στο γραφείο, καθώς αυτές βρίσκονται διασκορπισμένες σε διαφορετικούς φακέλους, σε διαφορετικά ράφια, σε διαφορετικούς φοριαμούς.
• Δεν είναι δυνατό να συσχετισθούν πληροφορίες, καθώς οι αναζητήσεις γίνονται με περιορισμένο αριθμό ευρετηρίων και κλειδιών αναζήτησης (πχ. υπόθεση, ημερομηνία, κ.λπ.).

Οι λύσεις

Η ομοιόμορφη διαχείριση όλων των πληροφοριών που αφορούν στις υποθέσεις που διεκπεραιώνονται σε ένα δικηγορικό γραφείο, με τρόπο ώστε αυτές να παρακολουθούνται, να αναζητούνται και να συσχετίζονται νοηματικά με άλλα συναφή θέματα και υποθέσεις, ενώ τα έγγραφα που τις αποτελούν να βρίσκονται στον κατάλληλο χειριστή υπόθεσης την κατάλληλη στιγμή αποτελεί κλειδί στη λειτουργία των δικηγορικών γραφείων.

Η τεχνολογία της διαχείρισης εγγράφων αποτελεί σήμερα την κυρίαρχη εκδοχή στην παροχή τέτοιων λύσεων.

Η εφαρμογή της μπορεί να αποδώσει σε πολλούς τομείς των δραστηριοτήτων ενός δικηγορικού γραφείου.

Ο Πάπυρος Millennium III είναι ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και ροών εργασίας, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αρχειοθέτηση, διακίνηση και διαχείριση εγγράφων, υποθέσεων και των συναφών με αυτά πληροφοριών. Σημαντική δυνατότητα που σας προσφέρεται είναι ο μηχανισμός δρομολόγησης εγγράφων και παρακολούθησης της ροής διεκπεραίωσής τους.

Η δομική ενότητα Πάπυρος@Web δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης στις λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων μέσω web browsers, σε χρήστες που συνδέονται είτε μέσω του intranet της επιχείρησης είτε από οποιοδήποτε σημείο εκτός γραφείου μέσω Internet.

Ιδιαίτερη έμφαση έχει δοθεί σε θέματα ασφάλειας στην πρόσβαση στα έγγραφα και το σύστημα Πάπυρος έχει θωρακίσει όλες τις λειτουργίες του με ένα ισχυρό σχήμα ασφάλειας. Παρέχονται μηχανισμοί ελέγχου της πρόσβασης των χρηστών στα αποθηκευμένα έγγραφα, ενώ όλες οι λειτουργίες του συστήματος προστατεύονται από αντίστοιχα δικαιώματα, τα οποία εκχωρούνται σε χρήστες και ομάδες.

Αρχειοθέτηση

Οποιοδήποτε έγγραφο συνδέεται με μια νομική υπόθεση (σημειώματα, γνωματεύσεις, αποφάσεις, δικόγραφα, λογιστικά στοιχεία, επιστολές, φωτογραφίες, ακόμη και ηχητικά ντοκουμέντα ή video) μπορούν να εισαχθούν στο σύστημα Πάπυρος και να αποθηκευθούν στις κατάλληλες μονάδες του συστήματος.

Δημιουργία τραπεζών πληροφοριών

• Οι δικηγόροι πολλές φορές εξειδικεύονται σε κάποιας μορφής υποθέσεις - ατυχήματα, διαζύγια, κ.λπ. Χρησιμοποιώντας το σύστημα διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος ένα δικηγορικό γραφείο μπορεί να αρχειοθετεί στοιχεία που έχουν υποβάλλει στο δικαστήριο άλλοι δικηγόροι. Έτσι, όταν προετοιμάζεται μια υπόθεση οι υπεύθυνοι δικηγόροι μπορούν να ανατρέξουν σε μια τεράστια τράπεζα πληροφοριών μέσα στο ίδιο το γραφείο τους, ώστε να αποφεύγεται η εξαρχής αναζήτηση των ίδιων τεκμηρίων και νόμων.
• Επίσης νόμοι, εφημερίδες της κυβερνήσεως, δημοσιεύματα του τύπου σχετικά με νομικά θέματα και δικαστικές υποθέσεις μπορούν να συντηρούνται εύκολα και σε ελάχιστο αποθηκευτικό χώρο (ένα GB σκληρού δίσκου μπορεί να αποθηκεύσει περίπου 20.000 σελίδες ψηφιοποιημένων εγγράφων).
• Τεκμηρίωση εξόδων
• Αρχειοθετώντας στο σύστημα λογαριασμούς και αποδείξεις εξόδων που έκανε το δικηγορικό γραφείο για μία υπόθεση (πχ. τηλέφωνα, ταξίδια, έξοδα διαμονής) πιστοποιούνται τα έξοδα και τεκμηριώνεται η χρέωση στον τελικό λογαριασμό προς τον πελάτη.

Οργάνωση πληροφοριών

Με τη χρήση του συστήματος Πάπυρος μπορείτε να οργανώνετε το αρχείο των εγγράφων σας με τρόπο ευέλικτο και απόλυτα ελεγχόμενο.

• Παρέχονται δομές φακέλων για την ταξινόμηση των εγγράφων με τον πλέον συνήθη τρόπο (έγγραφο - φάκελος - συρτάρι - αρχειοθήκη).
• Παρέχονται δομές υποθέσεων, ώστε κάθε υπόθεση να διαθέτει άμεσα όλα τα σχετικά έγγραφα και τις συναφείς πληροφορίες.
• Κάθε έγγραφο μπορεί να συνοδεύεται από απεριόριστες πληροφορίες, ώστε να αναζητείται είτε με μία λέξη, είτε με συνδυασμό λέξεων είτε με κατηγορίες.
• Έγγραφα με συναφές θέμα ή περιεχόμενα μπορούν να συνδέονται ώστε να μεταβαίνετε από το ένα στο άλλο όταν το διαβάζετε στην οθόνη σας.

Το ίδιο έγγραφο μπορεί να είναι διαθέσιμο σε περισσότερους από έναν δικηγόρους ταυτόχρονα, ώστε η διεκπεραίωση της υπόθεσης να επιταχύνεται, ενώ ελαχιστοποιείται η ανάγκη δημιουργίας φωτοτυπημένων αντιγράφων.

Σχετικό φυλλάδιο: Εφαρμογές σε δικηγορικά γραφεία