Μodus ΑΕ

Εκκλησία

Το περιβάλλον μιας Μητρόπολης διαχειρίζεται πληθώρα πληροφοριών, οι οποίες διακινούνται σε πολλαπλές μορφές και έχουν μεγάλη ανάγκη αποθήκευσης, ταξινόμησης και προστασίας από φθορές και απώλειες.

Η τεχνολογία της Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων σε μία Μητρόπολη έχει εφαρμογή στα σημεία εκείνα της διοικητικής οργάνωσης που παρατηρείται συσσώρευση εγγράφων οποιασδήποτε μορφής (εισερχόμενη - εξερχόμενη αλληλογραφία, μητρώα, εγκύκλιοι, άρθρα & δημοσιεύσεις, πιστοποιητικά, πρακτικά συνεδριάσεων, κλπ.).

Ο Πάπυρος Millennium III είναι ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αρχειοθέτηση εγγράφων, διακίνηση και εν γένει διαχείρισή τους. Σημαντική δυνατότητα που προσφέρεται είναι ο μηχανισμός δρομολόγησης εγγράφων και παρακολούθησης της διεκπεραίωσής τους.

Η δομική ενότητα με το όνομα Πάπυρος@Web δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης στις λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων μέσω web browsers, σε χρήστες που συνδέονται είτε μέσω του intranet της Μητρόπολης είτε από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου μέσω Internet.

Ενδεικτικές εφαρμογές του συστήματος Πάπυρος στο περιβάλλον μιας Μητρόπολης περιγράφονται στη συνέχεια.

Διαχείριση πρωτοκόλλου

Αυτοματοποίηση της διαχείρισης των εξερχόμενων εγγράφων. Τα έγγραφα (από επεξεργαστές κειμένων ή χειρόγραφα) πριν την αποστολή τους αρχειοθετούνται σε ηλεκτρονικό αρχείο. Στη συνέχεια μπορούν να αποσταλούν είτε με το συμβατικό ταχυδρομείο, είτε με ηλεκτρονικό fax είτε και με email. Είναι δυνατή η άμεση παρακολούθηση των εξερχόμενων εγγράφων και η εύκολη ανάκλησή τους μέσω της θεματικής κατηγοριοποίησης τους.

Αυτοματοποίηση της παρακολούθησης των εισερχόμενων εγγράφων. Τα εισερχόμενα έγγραφα αρχειοθετούνται και ομαδοποιούνται σε θεματικές ενότητες και αποστέλλονται μέσω τοπικού δικτύου στους αποδέκτες.

Το σημαντικό όφελος που προκύπτει είναι η διαχείριση και διακίνηση της αλληλογραφίας χωρίς την χρήση χαρτιού, η τήρηση δομημένου ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και η εύχρηστη διαχείρισή και παρακολούθησή του.

Κτηματολόγιο

Η περιουσία μιας Μητρόπολης συνοδεύεται από πλήθος εντύπων, πιστοποιητικών, πράξεων τα οποία συγκροτούν ένα τεράστιο αρχείο. Με τη χρήση του συστήματος διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος, όλος αυτός ο όγκος εγγράφων μπορεί να μετατραπεί σε ψηφιακή μορφή μέσω σαρωτών (scanners) και να αποθηκευθεί ηλεκτρονικά. Η αποθήκευση είναι έτσι συμπαγής και διασφαλισμένη, ενώ εύκολη είναι η δημιουργία αντιγράφων για φύλαξη και διασφάλιση από καταστροφές ή άλλους παράγοντες.

Τα έγγραφα αυτά μπορούν να ταξινομούνται και να αναζητούνται σε ελάχιστο χρόνο με συνδυασμό κριτηρίων, ώστε να εντοπίζεται μόνο η εντελώς απαραίτητη πληροφορία.

Στο αρχείο μπορούν να περιλαμβάνονται συμβόλαια, σχέδια, φωτογραφίες και οποιαδήποτε άλλης μορφής σχετικές πληροφορίες (ακόμη και video ή ήχος).

Πιστοποιητικά

Με το σύστημα Πάπυρος διευκολύνεται η διαχείριση όλων των μορφών των πιστοποιητικών που τηρεί μία Μητρόπολη στην πρωτότυπη μορφή τους παρέχοντας παράλληλα δυνατότητα έκδοσης αντιγράφου με χρήση εκτυπωτών.

Τα πιστοποιητικά μπορούν να αναζητούνται με οποιοδήποτε κριτήριο κριθεί απαραίτητο (ονοματεπώνυμο, ημερομηνίες, κ.λπ.) και να παραδίδονται στους ενδιαφερόμενους άμεσα χωρίς πρόσθετη καθυστέρηση.

Πρακτικά συνεδριάσεων

Μια ιδιαίτερα χρήσιμη εφαρμογή του συστήματος Πάπυρος είναι και η τήρηση πρακτικών συνεδριάσεων διάφορων επιτροπών της Μητρόπολης. Ήδη υπάρχοντα αρχεία πρακτικών μπορούν να μετατραπούν σε ψηφιακή μορφή μέσω σαρωτών ώστε να διαφυλαχθούν, ενώ η αναζήτησή τους μπορεί να γίνεται γρήγορα από τη θέση εργασίας κάθε ενδιαφερόμενου.

Πρακτικά που πλέον τηρούνται με τη χρήση επεξεργαστών κειμένου σε ηλεκτρονική μορφή μπορούν να αρχειοθετούνται στο σύστημα Πάπυρος, ενώ υπάρχει η δυνατότητα να γίνεται αναζήτησή τους με οποιαδήποτε λέξη ή φράση του περιεχομένου τους.

Δημοσίευση πληροφοριών στο Internet

Το σύστημα Πάπυρος - Έκδοση Εγγράφων σε περιβάλλον web, έρχεται να επεκτείνει τις δυνατότητες αναζήτησης και εμφάνισης εγγράφων σε χρήστες οι οποίοι έχουν πρόσβαση στο Internet.

Είναι δυνατή η αναζήτηση και εμφάνιση εγγράφων μέσω του web browser, ενώ τα αποτελέσματα της αναζήτησης διαμορφώνονται δυναμικά (σε λίστες αποτελεσμάτων, φακέλους, κ.λπ.).

Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει την έκδοση πληροφοριών της Μητρόπολης και σε χρήστες του Internet οπουδήποτε στον κόσμο. Για παράδειγμα βιβλιοθήκες, κειμήλια, έγγραφα, μπορούν να αναζητούνται μέσω Internet και οι χρήστες να βλέπουν στην οθόνη του υπολογιστή τους την πρωτότυπη ψηφιακή εικόνα του εγγράφου.

Οφέλη

Η εγκατάσταση του συστήματος Πάπυρος επιφέρει δραστικές βελτιώσεις στη λειτουργία μιας Μητρόπολης και οδηγεί σε σημαντικές μειώσεις κόστους των διαδικασιών που σχετίζονται με διαχείριση εγγράφων, εξοικονόμηση χώρου και κόστους αποθήκευσης, ενώ βελτιώνει σημαντικά την παραγωγικότητα.

Παράλληλα ελαχιστοποιείται ο χρόνος που απαιτείται για μεταφορά εγγράφων από γραφείο σε γραφείο, αφού αυτή πλέον γίνεται ηλεκτρονικά μέσω δικτύου.

Η αναζήτηση εγγράφων είναι πλέον μια απλή διαδικασία. Ο χρήστης δεν ενδιαφέρεται για το πού είναι αποθηκευμένο ένα έγγραφο, παρά μόνο για τα χαρακτηριστικά αρχειοθέτησής του. Επίσης ο εντοπισμός της πληροφορίας γίνεται σε ελάχιστο χρόνο με συνδυασμό των κριτηρίων που επιλέγει ο χρήστης.

Σχετικό φυλλάδιο: Εφαρμογές στην Εκκλησία