Μodus ΑΕ

Εφαρμογές στον τομέα της Νομαρχιακής Αυτοδιοίκησης

Το χαρτί αποτελεί σήμερα το κυριότερο μέσο επικοινωνίας των πολιτών και των Ο.Τ.Α. με τη Νομαρχιακή Αυτοδιοίκηση. Το γεγονός αυτό δημιουργεί προβλήματα που οι σύγχρονες απαιτήσεις παραγωγικότητας και ποιότητας υπηρεσιών επιβάλουν να εξαλειφθούν.

Υποβολή αιτήσεων

Τα έγγραφα αυτά διακινούνται από γραφείο σε γραφείο και από υπηρεσία σε υπηρεσία, συμπληρώνονται από νέα και διασταυρώνονται ώστε τελικά να υπάρξει το κλείσιμο της υπόθεσης.

Μια τέτοια διαδικασία βασισμένη στη διακίνηση του χαρτιού είναι:

• Αργή, όταν έγγραφα μεταφέρονται σε μορφή χαρτιού από κλητήρες και άλλο προσωπικό. Επίσης η διαδικασία επιβραδύνεται όταν πρέπει να αναζητηθούν έγγραφα από παλαιότερους φακέλους της υπηρεσίας.
• Υψηλού κόστους, υπό την έννοια ότι ασχολούνται περισσότεροι υπάλληλοι απ' όσους πραγματικά θα απαιτούνταν (συμμετέχουν εκτός από τους αρμόδιους υπαλλήλους, κλητήρες, υπεύθυνοι αρχείων, κλπ.).
• Μειωμένης ασφάλειας. Τα έντυπα - ασχέτως διαβάθμισης είναι εύκολο να προσπελασθούν από μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Αυξημένος είναι ο κίνδυνος απώλειας (έρευνες έδειξαν ότι το 1% των εγγράφων μιας υπηρεσίας αρχειοθετείται λανθασμένα ή χάνεται).

Η λύση του συστήματος Πάπυρος

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων στα πλαίσια της νομαρχιακής αυτοδιοίκησης, πρέπει να είναι σε θέση να εξυπηρετήσει τόσο τη διακίνηση εγγράφων και πληροφοριών με το εξωτερικό και το εσωτερικό περιβάλλον όσο και την ομοιόμορφη αρχειοθέτηση και αναζήτηση των ετερογενών πληροφοριών.

Ο Πάπυρος Millennium III είναι ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αρχειοθέτηση εγγράφων, διακίνηση και εν γένει διαχείρισή τους. Σημαντική δυνατότητα που σας προσφέρεται είναι ο μηχανισμός δρομολόγησης εγγράφων και παρακολούθησης της διεκπεραίωσής τους.

Ιδιαίτερη έμφαση έχει δοθεί σε θέματα ασφάλειας στην πρόσβαση στα έγγραφα και το σύστημα Πάπυρος έχει θωρακίσει όλες τις λειτουργίες του με ένα ισχυρό σχήμα ασφάλειας. Παρέχονται μηχανισμοί ελέγχου της πρόσβασης των χρηστών στα αποθηκευμένα έγγραφα, ενώ όλες οι λειτουργίες του συστήματος προστατεύονται από αντίστοιχα δικαιώματα, τα οποία εκχωρούνται σε χρήστες και ομάδες.

Μέσα στις άλλες δυνατότητες του συστήματος θα συναντήσετε:

Διαχείριση πρωτοκόλλου

Με το σύστημα Πάπυρος επιτυγχάνετε αυτοματοποίηση της διαχείρισης των εξερχόμενων και εισερχομένων εγγράφων, άμεση παρακολούθηση και εύκολη ανάκλησή τους μέσω του σχήματος αρχειοθέτησης που επιλέγετε. Τα εξερχόμενα έγγραφα (από επεξεργαστές κειμένων ή χειρόγραφα) αρχειοθετούνται και αποστέλλονται στον ή στους παραλήπτες. Τα εισερχόμενα έγγραφα τα οποία παραλαμβάνονται σε μορφή χαρτιού, ψηφιοποιούνται (scanning), αρχειοθετούνται και διανέμονται στους αρμόδιους για διεκπεραίωση. Επίσης, έγγραφα που λαμβάνονται μέσω email και fax server αυτόματα ενσωματώνονται στα αρχεία του συστήματος Πάπυρος.

Το σημαντικό όφελος για το φορέα είναι η διαχείριση και διακίνηση της αλληλογραφίας χωρίς την τήρησή της σε χαρτί, η τήρηση δομημένου ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και η εύχρηστη διαχείρισή του. Επίσης παρέχονται όλοι οι μηχανισμοί για την παρακολούθηση της διακίνησης των εγγράφων και της διεκπεραίωσής τους, ώστε ο συναλλασσόμενος να μπορεί άμεσα να ενημερωθεί για την υπόθεσή του.

Τα αρχειοθετημένα έγγραφα μπορούν να αρχειοθετούνται σε ομάδες, ανάλογα με την υπόθεση στην οποία συμμετέχουν.

Το ίδιο έγγραφο μπορεί να είναι διαθέσιμο σε περισσότερους από έναν υπαλλήλους, ώστε η διεκπεραίωση της υπόθεσης να επιταχύνεται.

Ο προγραμματισμός των διαδικασιών αυτοματοποιεί τη διακίνηση και τον χρονοπρογραμματισμό των υποθέσεων, ώστε οι αρμόδιοι να έχουν στα χέρια τους τις απαραίτητες πληροφορίες την κατάλληλη χρονική στιγμή.

Νομικό - οικονομικό τμήμα

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος δίνει την δυνατότητα τήρησης των πληροφοριών στην πρωτότυπη μορφή τους (πχ. συμβάσεις, συμβόλαια) όσο και ηλεκτρονική διαχείριση δεδομένων (ημερομηνίες, προθεσμίες, κείμενα, κλπ.) μέσω των φορμών αρχειοθέτησης. Επίσης δίνει τη δυνατότητα στο νομικό τμήμα να αρχειοθετεί δικαστικές υποθέσεις, νομοθεσία, εγκυκλίους ή οποιοδήποτε έγγραφο του ενδιαφέροντός του.

Η Οικονομική Υπηρεσία πέρα από την αρχειοθέτηση και εύχρηστη διαχείριση των εισερχόμενων πληροφοριών (παραστατικών) που αφορούν τον οργανισμό εξασφαλίζει και την διαχείριση μηχανογραφικών εκτυπώσεων μέσω λογιστικών πακέτων, με αυτόματη αρχειοθέτησή τους με διαδικασίες COLD (Computer Output to Laser Disk) στο περιβάλλον διαχείρισης εγγράφων.

Διαχείριση Φακέλων

Διαχείριση όλων των παραγόμενων ή εισερχόμενων εγγράφων που διαχειρίζεται η διεύθυνση. Ενδεικτικά αναφέρονται οι παρακάτω φάκελοι:

• Φάκελος έργων: Προκηρύξεις διαγωνισμών ανάθεσης των έργων, συμβόλαια, τεχνικά στοιχεία, παραστατικά, πρωτόκολλα παραλαβής κλπ.
• Φάκελος τεχνικών φυλλαδίων.
• Φάκελος οδικού δικτύου. Τήρηση όλων των στοιχείων για το υπάρχων και το σχεδιαζόμενο οδικό δίκτυο ευθύνης της Ν.Α.
• Φάκελος τεχνικών μελετών. κλπ.
• Φάκελος μηνύσεων και προσφυγών γενικά στην δικαιοσύνη.
• Φάκελος Νομολογίας-Νομοθεσίας που έχει σχέση με το χώρο της αυτοδιοίκησης.

Τμήμα Πολεοδομίας

Διαχείριση όλων των εγγράφων τα, οποία απαρτίζουν τον φάκελλο οικοδομής, που τηρεί η διεύθυνση, στα πλαίσια της έκδοσης και παρακολούθησης μίας πολεοδομικής άδειας.

Διαχείριση χρηματοδοτικών προγραμμάτων

Χρηματοδοτικά προγράμματα (εθνικά ή ευρωπαϊκά) απαιτούν πλήθος εγγράφων για την παρακολούθησή τους. Επίσης επιβάλλουν την αυστηρή τήρηση χρονοδιαγραμμάτων. Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων και επιχειρησιακών διαδικασιών Πάπυρος προσφέρει την τεχνολογική υποδομή για την παρακολούθηση τέτοιων προγραμμάτων.

• Τήρηση φακέλων προτάσεων σε εθνικά και ευρωπαϊκά προγράμματα.
• Τήρηση φακέλου ανά εγκεκριμένο έργο, στον οποίο αρχειοθετούνται όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα κατά την διάρκεια υλοποίησης του έργου.
• Δημιουργία αρχείου με πληροφορίες για εθνικά και κοινοτικά προγράμματα του ενδιαφέροντος του οργανισμού.

Τμήμα Αλληλογραφίας

Διαχείριση όλων των παραγόμενων ή εισερχόμενων εγγράφων που διαχειρίζεται το γραφείο. Προσφέρεται η δυνατότητα ηλεκτρονικής τήρησης του μητρώου με όλα τα έγγραφα (αιτήσεις, αποφάσεις, καταστατικά, κ.λπ.) που αφορούν στις επιχειρήσεις που βρίσκονται στο χώρο ευθύνης της νομαρχιακής αυτοδιοίκησης.

Οφέλη

Η εγκατάσταση του συστήματος Πάπυρος επιφέρει δραστικές βελτιώσεις στη λειτουργία του οργανισμού και οδηγεί σε σημαντικές μειώσεις κόστους των διαδικασιών που σχετίζονται με διαχείριση εγγράφων, εξοικονόμηση χώρου και κόστους αποθήκευσης, ενώ βελτιώνει δραματικά την παραγωγικότητα.

Παράλληλα ελαχιστοποιείται ο χρόνος που απαιτείται για μεταφορά εγγράφων από γραφείο σε γραφείο, αφού αυτή πλέον γίνεται ηλεκτρονικά μέσω δικτύου. Η αναζήτηση εγγράφων είναι πλέον μια απλή διαδικασία. Ο εντοπισμός της πληροφορίας γίνεται σε ελάχιστο πλέον χρόνο με συνδυασμό των κριτηρίων που επιλέγει ο χρήστης.