Μodus ΑΕ

Εφαρμογές στον τομέα των Τεχνικών Εταιρειών

Το πρόβλημα

Οι τεχνολογίες του συστήματος διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών Πάπυρος παρέχουν την υποδομή για ενοποίηση του επικοινωνιακού περιβάλλοντος και την ομοιόμορφη διαχείριση των πληροφοριών στο περιβάλλον μιας τεχνικής εταιρείας.

Η λύση Πάπυρος

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων στα πλαίσια μίας εταιρείας, πρέπει να είναι σε θέση να εξυπηρετήσει τόσο τη διακίνηση εγγράφων και πληροφοριών με το εξωτερικό και το εσωτερικό περιβάλλον όσο και την ομοιόμορφη αρχειοθέτηση και αναζήτηση των ετερογενών πληροφοριών.

Ο Πάπυρος Millennium III είναι ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αρχειοθέτηση εγγράφων, διακίνηση και εν γένει διαχείρισή τους. Σημαντική δυνατότητα που σας προσφέρεται είναι ο μηχανισμός δρομολόγησης εγγράφων και παρακολούθησης της διεκπεραίωσής τους.

Η δομική ενότητα με όνομα Πάπυρος@Web δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης στις λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων μέσω web browsers, σε χρήστες που συνδέονται είτε μέσω του intranet της επιχείρησης είτε από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου μέσω Internet.

Ιδιαίτερη έμφαση έχει δοθεί σε θέματα ασφάλειας στην πρόσβαση στα έγγραφα και το σύστημα Πάπυρος έχει θωρακίσει όλες τις λειτουργίες του με ένα ισχυρό σχήμα ασφάλειας. Παρέχονται μηχανισμοί ελέγχου της πρόσβασης των χρηστών στα αποθηκευμένα έγγραφα, ενώ όλες οι λειτουργίες του συστήματος προστατεύονται από αντίστοιχα δικαιώματα, τα οποία εκχωρούνται σε χρήστες και ομάδες.

Μέσα στις άλλες δυνατότητες του συστήματος θα συναντήσετε:

Ηλεκτρονικό πρωτοκόλλο

Αυτοματοποίηση της διαχείρισης των εξερχόμενων και εισερχομένων εγγράφων, άμεση παρακολούθηση και εύκολη ανάκλησή τους μέσω του σχήματος αρχειοθέτησης που επιλέγετε.

Τα εξερχόμενα έγγραφα (από επεξεργαστές κειμένων ή χειρόγραφα) αρχειοθετούνται και αποστέλλονται στον ή στους παραλήπτες. Τα εισερχόμενα έγγραφα τα οποία παραλαμβάνονται σε μορφή χαρτιού, ψηφιοποιούνται (scanning), αρχειοθετούνται και διανέμονται. Επίσης, έγγραφα που λαμβάνονται μέσω email και fax server αυτόματα ενσωματώνονται στα αρχεία του συστήματος Πάπυρος. Το σημαντικό όφελος για την επιχείρηση είναι η διαχείριση και διακίνηση της αλληλογραφίας χωρίς την τήρησή της σε hard copy (χαρτί), η τήρηση δομημένου ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και η εύχρηστη διαχείρισή του.

Διαχείριση έργων - σχεδίων

Με τη χρήση του συστήματος Πάπυρος μπορείτε να έχετε πλήρη παρακολούθηση όλων των έργων της εταιρείας. Επίσης μπορείτε να τηρείτε πλήρη φάκελο όλων των εγγράφων των έργων, τα οποία αφορούν στην εξέλιξή του. Αναλυτικά:

• Φακέλους με όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά, παραστατικά και αποδεικτικά στοιχεία για την εξέλιξη ενός έργου.
• Οικονομικά στοιχεία υπολογισμένα σε spreadsheets, ώστε να ελέγχονται τα οικονομικά μεγέθη και οι προϋπολογισμοί.
• Φωτογραφίες που εμφανίζουν τα στάδια εξέλιξης του έργου ή πιστοποιούν δυσκολίες που παρουσιάζονται στην υλοποίησή του.
• Ακόμη και πληροφορίες σε μορφή video μπορούν να ενσωματωθούν ομοιόμορφα στους φακέλους του έργου και να χρησιμοποιηθούν σε κάθε ευκαιρία (πχ. μια παρουσίαση του έργου σε ακροατήριο).

Παρακολούθηση ISO 9000

Με την υιοθέτηση του συστήματος Πάπυρος για τη διαχείριση της πιστοποίησης ποιότητας ISO 9000, αλλάζει δραστικά ο τρόπος χειρισμού των διαδικασιών ποιότητας. Η επιχείρηση αποκτά μία βιβλιοθήκη διαδικασιών, οι οποίες προγραμματίζονται με τη βοήθεια των εργαλείων σχεδιασμού διαδικασιών του συστήματος Πάπυρος. Κάθε φορά που ξεκινά μία νέα διαδικασία ο αντίστοιχος χρήστης επιλέγει την κατάλληλη διαδικασία και αυτόματα αυτή δρομολογείται στους προδιαγεγραμμένους υπευθύνους.

Όλα τα έγγραφα που συμμετέχουν σε μία διαδικασία τίθενται κάτω από τον έλεγχο του συστήματος διαχείρισης εγγράφων, ώστε να είναι απόλυτα ασφαλής η πρόσβαση στα έγγραφα καθ' αυτά, ενώ ταυτόχρονα να διατηρούνται οι εκδόσεις τους.

Διαχείριση φακέλων προσωπικού

Με τη χρήση του συστήματος Πάπυρος μπορείτε να τηρείτε πλήρη φάκελο όλων των εγγράφων του προσωπικού.

Ο Πάπυρος προσφέρει τη δυνατότητα δημιουργίας φακέλων για κάθε εργαζόμενο της επιχείρησης. Σε κάθε τέτοιο φάκελο θα αποθηκεύονται σε ηλεκτρονική μορφή ενδεικτικά τα εξής:

• Νομιμοποιητικά έγγραφα του εργαζόμενου (Βεβαιώσεις σπουδών, συστατικές επιστολές, κλ.π.).
• Εμπιστευτικά κείμενα για τον εργαζόμενο.
• Ιστορικό εξέλιξης.
• Φάκελο αδειών (ιατρικές βεβαιώσεις, έγγραφα συμμετοχής σε επιμορφωτικά προγράμματα κλ.π.)

Νομικό τμήμα - Διοίκηση

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος δίνει την δυνατότητα τήρησης των πληροφοριών στην πρωτότυπη μορφή τους (πχ. συμβάσεις, συμβόλαια, κ.λπ.) όσο και ηλεκτρονική διαχείριση των χρησιμοποιουμένων δεδομένων (πελάτης, έργο, συμβατικές ημερομηνίες, κλ.π.) μέσω των φορμών αρχειοθέτησης. Επίσης δίνει τη δυνατότητα στο νομικό τμήμα να αρχειοθετεί δικαστικές υποθέσεις, νομοθεσία για τις τεχνικές εταιρείες ή οποιοδήποτε έγγραφο του ενδιαφέροντός του.

Η Διοίκηση πέρα από την αρχειοθέτηση και εύχρηστη διαχείριση των πληροφοριών που αφορούν την εταιρεία εξασφαλίζει την αύξηση του επιπέδου πληροφόρησης και φυσικά το Internal Audit (εσωτερική επιθεώρηση) του έργου ή της εταιρείας).

Οφέλη

Η εγκατάσταση του συστήματος Πάπυρος επιφέρει δραστικές βελτιώσεις στη λειτουργία της επιχείρησης και οδηγεί σε σημαντικές μειώσεις κόστους των διαδικασιών που σχετίζονται με διαχείριση εγγράφων, εξοικονόμηση χώρου και κόστους αποθήκευσης, ενώ βελτιώνει σημαντικά την παραγωγικότητα.

Παράλληλα ελαχιστοποιείται ο χρόνος που απαιτείται για μεταφορά εγγράφων από γραφείο σε γραφείο, αφού αυτή πλέον γίνεται ηλεκτρονικά μέσω δικτύου.

Η αναζήτηση εγγράφων είναι πλέον μια απλή διαδικασία. Ο χρήστης δεν ενδιαφέρεται για το πού είναι αποθηκευμένο ένα έγγραφο, παρά μόνο για τα χαρακτηριστικά αρχειοθέτησής του. Επίσης ο εντοπισμός της πληροφορίας γίνεται σε ελάχιστο χρόνο με συνδυασμό των κριτηρίων που επιλέγει ο χρήστης.

Σχετικό φυλλάδιο: Εφαρμογές στον τομέα των Τεχνικών Εταιρειών