Μodus ΑΕ

Εφαρμογές στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (ΟΤΑ)

Το πρόβλημα

Οι τεχνολογίες του συστήματος διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών Πάπυρος Millennium III παρέχουν την υποδομή για ομοιόμορφη διαχείριση των εγγράφων που διακινούνται στο περιβάλλον του φορέα.

Η λύση του συστήματος Πάπυρος

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων , βελτιώνει δραστικά την αποτελεσματικότητα του Δημόσιου τομέα ενώ παράλληλα βελτιώνεται η καθημερινή ζωή των πολιτών, με την ανάπτυξη ψηφιακών υπηρεσιών Δημόσιας Διοίκησης για τον πολίτη. 

Οί λύσεις που σχεδιάζονται για την Παροχή Ψηφιακών Υπηρεσιών των Δήμων φέρουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

• Μετατροπής της έντυπης πληροφορίας σε ψηφιακή μορφή.
• Διαχείρισης της ηλεκτρονικά παραγόμενης πληροφορίας, χωρίς ανάγκη εκτύπωσης για περαιτέρω αρχειοθέτηση.
• Αποθήκευσης πληροφορίας σε σύγχρονα αποθηκευτικά μέσα, με ελάχιστες απαιτήσεις χώρου αποθήκευσης.
• Βέλτιστη αξιοποίηση του κύκλου ζωής των εγγράφων.
• Ιστορικότητα και διαθεσιμότητα πληροφορίας.
• Κεντρική διαχείριση και άμεση προσπέλαση στην πληροφορία για κάθε χρήστη ανεξάρτητα από γεωγραφική τοποθέτηση.
• Μείωση κόστους χαρτιού και αναλωσίμων.
• Μείωση του κόστους αποθήκευσης και επαναρχειοθέτησης.
• Έλεγχος ροής της κάθε πληροφορίας, με αποτέλεσμα ενίσχυση της διαφάνειας.

Η παραπάνω υλοποίηση έχει ως αποτέλεσμα την ποιοτική αναβάθμιση της επιχειρησιακής λειτουργίας των φορέων δημόσιας διοίκησης μέσω της βέλτιστης διαχείρισης ανθρώπινων (human resource management) και λειτουργικών πόρων (operational management). Επίσης, συγκεντρώνει, αναλύει και ανακτά τον όγκο της εργασίας όλων των Τμημάτων του οργανισμού, εξοικονομώντας κρίσιμους διαχειριστικούς, οικονομικούς και φυσικούς πόρους ενώ επιτρέπει τον έλεγχο και την αξιολόγηση της απόδοσης του οργανισμού και κατ’ επέκταση την αναβάθμιση της ποιότητας των τελικών υπηρεσιών.

Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο

Με το σύστημα Πάπυρος επιτυγχάνετε αυτοματοποίηση της διαχείρισης των εξερχόμενων και εισερχομένων εγγράφων, άμεση παρακολούθηση και εύκολη ανάκλησή τους μέσω του σχήματος αρχειοθέτησης που επιλέγετε.

Τα εξερχόμενα έγγραφα (από επεξεργαστές κειμένων ή χειρόγραφα) αρχειοθετούνται και αποστέλλονται στον ή στους παραλήπτες. Τα εισερχόμενα έγγραφα τα οποία παραλαμβάνονται σε μορφή χαρτιού, ψηφιοποιούνται (scanning), αρχειοθετούνται και διανέμονται στους αρμόδιους για διεκπεραίωση. Επίσης, έγγραφα που λαμβάνονται μέσω email και fax server αυτόματα ενσωματώνονται στα αρχεία του συστήματος Πάπυρος. Το σημαντικό όφελος για το φορέα είναι η διαχείριση και διακίνηση της αλληλογραφίας χωρίς την τήρησή της σε χαρτί, η τήρηση δομημένου ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και η εύχρηστη διαχείρισή του. Επίσης παρέχονται όλοι οι μηχανισμοί για την παρακολούθηση της διακίνησης των εγγράφων και της διεκπεραίωσής τους, ώστε ο συναλλασσόμενος να μπορεί άμεσα να ενημερωθεί για την υπόθεσή του.

Διεκπεραίωση υποθέσεων δημοτών

Ο προγραμματισμός των διαδικασιών διεκπεραίωσης αυτοματοποιεί τη διακίνηση και τον χρονοπρογραμματισμό των υποθέσεων, ώστε οι αρμόδιοι χειριστές να έχουν στα χέρια τους τις απαραίτητες πληροφορίες  και σχετικά έγγραφα την κατάλληλη χρονική στιγμή.

Το ίδιο έγγραφο μπορεί να είναι διαθέσιμο σε περισσότερους από έναν υπαλλήλους, ώστε η διεκπεραίωση της υπόθεσης να επιταχύνεται.

Διασφαλίζεται με τον βέλτιστο τρόπο η εξυπηρέτηση των δημοτών σε υποθέσεις που τους αφορούν.

Ληξιαρχείο

Διαχείριση όλων των μορφών των ληξιαρχικών πράξεων στην πρωτότυπη μορφή τους (ψηφιοποίηση με χρήση scanner) παρέχοντας παράλληλα δυνατότητα έκδοσης αντιγράφου με χρήση εκτυπωτή laser. Τονίζεται ότι η νομοθεσία δεν επιτρέπει την τήρηση του ληξιαρχείου με χρήση βάσεων δεδομένων, οπότε το σύστημα Πάπυρος είναι η προσφορότερη λύση, διότι γίνεται η διαχείριση των στοιχείων στην πρωτότυπη μορφή τους που υπάρχει στα ληξιαρχικά βιβλία.

Νομική Υπηρεσία

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος δίνει την δυνατότητα τήρησης των πληροφοριών στην πρωτότυπη μορφή τους (πχ. συμβάσεις, συμβόλαια) όσο και ηλεκτρονική διαχείριση δεδομένων (ημερομηνίες, προθεσμίες, κείμενα, κλπ.) μέσω των φορμών αρχειοθέτησης. Επίσης δίνει τη δυνατότητα στη νομική υπηρεσία να αρχειοθετεί δικαστικές υποθέσεις, νομοθεσία, εγκυκλίους ή οποιοδήποτε έγγραφο του ενδιαφέροντός του.

Οικονομική διεύθυνση

Η Οικονομική διεύθυνση έχει την δυνατότητα αρχειοθέτησης και εύχρηστης διαχείρισης των παραστατικών που αφορούν τον οργανισμό στο περιβάλλον διαχείρισης εγγράφων, διασυνδέοντάς τα με την σχετική καρτέλα στο χρησιμοποιούμενο λογιστικό σύστημα.

Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών

Διαχείριση όλων των παραγόμενων ή εισερχόμενων εγγράφων που διαχειρίζεται η διεύθυνση. Ενδεικτικά αναφέρονται οι παρακάτω φάκελοι:

• Φάκελος έργων: Προκηρύξεις διαγωνισμών ανάθεσης των έργων, συμβόλαια, τεχνικά στοιχεία, παραστατικά, πρωτόκολλα παραλαβής κ.λπ.
• Φάκελος τεχνικών φυλλαδίων.
• Φάκελος οδικού δικτύου. Τήρηση όλων των στοιχείων για το υπάρχων και το σχεδιαζόμενο οδικό δίκτυο ευθύνης του ΟΤΑ
• Φάκελος τεχνικών μελετών κ.λπ.
• Φάκελος μηνύσεων και προσφυγών

Πολεοδομία

Διαχείριση όλων των εγγράφων τα, οποία απαρτίζουν τον φάκελο οικοδομής, , στα πλαίσια της έκδοσης και παρακολούθησης μίας πολεοδομικής άδειας. Διαχείριση όλων των παραγόμενων ή εισερχόμενων εγγράφων που διαχειρίζεται η διεύθυνση.

Τήρηση του πολεοδομικού μητρώου με όλα τα έγγραφα (αιτήσεις, αποφάσεις, κατόψεις κτιρίων κ.λπ.)

Διαχείριση χρηματοδοτικών προγραμμάτων

Χρηματοδοτικά προγράμματα (εθνικά ή ευρωπαϊκά) απαιτούν πλήθος εγγράφων για την παρακολούθησή τους. Επίσης επιβάλλουν την αυστηρή τήρηση χρονοδιαγραμμάτων. Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων και επιχειρησιακών διαδικασιών Πάπυρος προσφέρει την τεχνολογική υποδομή για την παρακολούθηση τέτοιων προγραμμάτων.

• Τήρηση φακέλων προτάσεων σε εθνικά και ευρωπαϊκά προγράμματα.
• Τήρηση φακέλου ανά εγκεκριμένο έργο, στον οποίο αρχειοθετούνται όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα κατά την διάρκεια υλοποίησης του έργου.
• Δημιουργία αρχείου με πληροφορίες για εθνικά και κοινοτικά προγράμματα του ενδιαφέροντος του οργανισμού.

Οφέλη

Η εγκατάσταση του συστήματος Πάπυρος επιφέρει δραστικές βελτιώσεις στη λειτουργία του δήμου και οδηγεί σε σημαντικές μειώσεις κόστους των διαδικασιών που σχετίζονται με διαχείριση εγγράφων, εξοικονόμηση χώρου και κόστους αποθήκευσης, ενώ βελτιώνει δραματικά την παραγωγικότητα.

Σχετικό φυλλάδιο: Εφαρμογές στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης 

Σχετικό φυλλάδιο: Διαχείριση Εγγράφων σε ΟΤΑ

 

 

< Προηγούμενο		Επόμενο >