Πλατφόρμα Papyros ECM

Title

Συνδέστε το Papyros ECM απευθείας στο σαρωτή σας και επιταχύνετε τη διαδικασία ψηφιοποίησης και αρχειοθέτησης: έγγραφα αλληλογραφίας, συμβόλαια, τιμολόγια και άλλα έντυπα έγγραφα. Αξιοποιήστε τις ψηφιακές φόρμες καταχώρησης Papyros και την ενσωματωμένη λειτουργία OCR και αναζητήστε έγγραφα με βάση τα μεταδεδομένα και το περιεχόμενο.

Εισαγάγετε, καταχωρήστε και συγχρονίστε εύκολα έγγραφα από τους φακέλους του λειτουργικού σας συστήματος. Με το Papyros Drive, μπορείτε να διαχειρίζεστε έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο Papyros απευθείας από τους φακέλους των Windows, με ένα απλό κλικ.

Η λειτουργία αναγνώρισης barcode επιταχύνει τις διαδικασίες σάρωσης και αρχειοθέτησης. Με τα barcodes μπορείτε να εισάγετε μαζικά έγγραφα στο Papyros, ενεργοποιώντας αυτόματα επιχειρηματικές ροές εργασίας ή να συσχετίζοντας σαρωμένες εικόνες με εγγραφές από ERP και άλλα τρίτα συστήματα.

Δεν χρειάζεται να βρίσκεστε στο γραφείο σας για να εισάγετε τα έγγραφά σας στο Papyros ECM. Χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Papyros Mobile για συσκευές iOS και Android, μπορείτε να σαρώσετε, να ανεβάσετε και να διαχειριστείτε τα έγγραφά σας από το smartphone και το tablet σας, όπου κι αν βρίσκεστε.

Αρχειοθετήστε και αποκτήστε πρόσβαση σε σημαντικά έγγραφα απευθείας από το οικείο περιβάλλον εφαρμογών του MS Office (MS Word, MS Outlook, MS Project κ.λπ.). Χρησιμοποιήστε τα ειδικά πρόσθετα του Papyros για αποθήκευση, ευρετηρίαση και δρομολόγηση εγγράφων, χωρίς να εγκαταλείψετε τις προτιμώμενες διεπαφές χρήστη.

Συνδέστε το Papyros ECM με τους λογαριασμούς email σας και διαχειριστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα από την πλατφόρμα, σε ένα ενοποιημένο περιβάλλον.

Εισαγάγετε αυτόματα τιμολόγια, αναφορές και άλλα έγγραφα από τρίτες εφαρμογές που δημιουργούνται στις επιχειρηματικές εφαρμογές σας χρησιμοποιώντας τον Papyros Printer. Ο εικονικός αυτός εκτυπωτής αυτοματοποιεί τη διαδικασία εισαγωγής από τρίτα συστήματα, αναγνωρίζοντας συγκεκριμένα πεδία πάνω στο έγγραφο τα οποία καταχωρεί αυτόματα ώστε να είναι μελλοντικά ανακτήσιμα.

Πληκτρολογήστε λέξεις, χαρακτήρες μπαλαντέρ ή φράσεις στη «Γρήγορη αναζήτηση» όπως ακριβώς θα κάνατε σε οποιαδήποτε άλλη δικτυακή μηχανή αναζήτησης και το Papyros ECM θα αναζητήσει αυτούς τους όρους στο όνομα, στα μεταδεδομένα ή στο περιεχόμενο των εγγράφων. Οι λέξεις αναζήτησης επισημαίνονται στα αποτελέσματα, ώστε να μπορείτε να βρείτε αμέσως τα έγγραφα που χρειάζεστε.

Χρησιμοποιήστε την ισχυρή προηγμένη αναζήτηση του Papyros για να υποβάλετε ερωτήματα σε έγγραφα με πολύπλοκα κριτήρια, φιλτράροντας τα μεταδεδομένα τους με πολλαπλές παραμέτρους, λογικούς τελεστές, ημερομηνίες κ.α.. Μπορείτε να προβάλετε και να διαχειριστείτε έγγραφα απευθείας από τα αποτελέσματα αναζήτησης, καθώς και να ανακτήσετε άμεσα σχετικά έγγραφα.

Η επεξεργασία και αποθήκευση εγγράφων στο Papyros ECM παρακολουθείται πάντα από τη λειτουργία check-in/out καθώς και από τη διαχείριση εκδόσεων. Το ιστορικό αλλαγών κάθε εγγράφου είναι τεκμηριωμένο και διαθέσιμο σε εξουσιοδοτημένους χρήστες. Μάθετε πότε επεξεργάζεται ένα έγγραφο, μειώστε τα διπλότυπα και τις ανακρίβειες, για να κάνετε την απομακρυσμένη συνεργασία στη σύνταξη εγγράφων εύκολη και απλή εργασία και βεβαιωθείτε ότι δουλεύετε πάντα στην πιο πρόσφατη έκδοση του εγγράφου.

Βελτιώστε την καθημερινές σας λειτουργίες με προκαθορισμένες και ad-hoc ροές εργασίας Papyros. Εντοπίστε τα σημεία συμφόρησης και πραγματοποιήστε προσαρμογές σε πραγματικό χρόνο στις εσωτερικές σας διαδικασίες, μέσω γραφικών εργαλείων επιχειρηματικής μοντελοποίησης (BPMN) και προηγμένων αναφορών. Αποτυπώστε λεπτομερώς την επιχειρησιακή σας λογική, χωρίς συγγραφή κώδικα, με τα Papyros Form Designer και Papyros Workflow Designer.

Βελτιώστε και εφαρμόστε τις πολιτικές προστασίας δεδομένων της εταιρείας σας με αυτοματοποιημένο προγραμματισμό διατήρησης και απόρριψης, ελαχιστοποιώντας τους νομικούς κινδύνους και διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμού (π.χ. GDPR).

Ρυθμίστε αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις για να ενημερώνετε τους χρήστες όταν λαμβάνει χώρα οποιαδήποτε ενέργεια θέλετε να παρακολουθήσετε, όπως η τροποποίηση ενός εγγράφου ή η λήξη μιας προθεσμίας.  Αποκτήστε τον πλήρη έλεγχο σε σημαντικές ημερομηνίες και γεγονότα, ενεργοποιώντας εξατομικευμένα μηνύματα προς τους ενδιαφερόμενους και βεβαιωθείτε ότι όλα είναι υπό έλεγχο.

Παρέχετε στα στελέχη της διοίκησης μια πλήρη εικόνα των διαδικασιών με προσωποποιημένα στατιστικά και αναφορές, για τη μέτρηση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών και τον εντοπισμό των bottlenecks, σε πραγματικό χρόνο. Σχεδιάστε dashboards ανά χρήστη, ρόλο ή τμήμα, επιλέγοντας ή και δημιουργώντας τα επιθυμητά ερωτήματα, λίστες, γραφήματα, πίνακες και KPIs.

Ενσωματώστε εύκολα την ψηφιακή υπογραφή σε οποιαδήποτε εσωτερική ροή εργασίας, ανεξάρτητα από τον τύπο του ψηφιακού πιστοποιητικού (αποθηκευμένο σε usb stick,smart card ή remote). Υπογράψτε γρήγορα συμβόλαια, τιμολόγια, αλληλογραφία και άλλα νομικά έγγραφα με τους συνεργάτες και τους πελάτες σας, χρησιμοποιώντας υπογραφές συμβατές με το eIDAS, επιλέγοντας τη σελίδα και το σημείο που θέλετε να υπογράψετε, από το laptop αλλά και το κινητό σας,.

Επιταχύνετε τις διαδικασίες δημιουργίας εγγράφων της εταιρείας σας με τα πρότυπα εγγράφων της Papyros. Δημιουργήστε γρήγορα απαντητικά έγγραφα, αιτήματα, εντολές αγοράς, συμβόλαια και άλλα απλά συμπληρώνοντας μια ψηφιακή φόρμα με συγκεκριμένα μεταδεδομένα.

Χρησιμοποιήστε μία από τις πολλές διεπαφές χρήστη Papyros ECM που παρέχονται για περιβάλλοντα Windows PC, Mac, Linux, iOS ή Android. Επιτρέψτε στα στελέχη σας να διαχειρίζονται τα έγγραφά τους και να συμμετέχουν σε ροές εργασιών εξ αποστάσεως κατά τη διάρκεια επαγγελματικών ταξιδιών και εξοικονομήστε πολύτιμο χρόνο στις διαδικασίες έγκρισης.

Με τα Papyros External Links μπορείτε να μοιράζεστε εντός του οργανισμού σας ή δημόσια με πελάτες και συνεργάτες. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργικότητα αυτή για να ενσωματώσετε τιμοκαταλόγους, πρότυπα εφαρμογών και άλλα έγγραφα στις επιχειρηματικές εφαρμογές, στο intranet και τα business portals σας.

Αποκτήστε τον έλεγχο των εγγράφων και των δεδομένων της επιχείρησής σας χρησιμοποιώντας το ολοκληρωμένο πλαίσιο ασφαλείας της Papyros ECM, συμπεριλαμβανομένων δικαιωμάτων, εξουσιοδοτήσεων, λεπτομερή audit trails καθώς και κρυπτογράφηση δεδομένων και εγγράφων. Εισαγάγετε την οργανωτική δομή της εταιρείας σας στο Papyros ECM ή συνδέστε το με LDAP & Active Directory, εφαρμόζοντας πολιτικές προστασίας δεδομένων και μειώστε τον νομικό κίνδυνο και τα έξοδα μη συμμόρφωσης.